RPAの導入障壁って実は低い!?

RPAツール導入における3つのポイント

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RPAの導入障壁って実は低い!?RPAツール導入における3つのポイント

働き方改革の取り組みが進む中、業務効率化を実現するツールとして「RPA(Robotic Process Automation)」の導入を検討する企業が増えている。RPA導入にあたっては、イニシャルコストや業務プロセスの整理など、クリアすべき課題も多いと考えがちだが、ここへきて低予算で容易に導入でき、しかも従業員全員の業務効率化につながる“全員参加型”とも言うべきRPAソリューションも現われてきた。本稿では、RPAは企業にどのようなメリットをもたらすのかを紹介するとともに、RPAを導入する際に留意すべきポイントを紹介する。

いまなぜRPAを導入する企業が増えているのか

最近のITトレンドとして、注目度が急上昇中のキーワードがある。ロボットによって業務プロセスを自動化するという意味の「RPA(Robotic Process Automation)」だ。

RPAとは、これまで人が手作業で行ってきた作業をロボットが代行・自動化することにより、業務プロセスの処理にかかる時間を短縮し、業務効率を向上させるものだ。デスクトップ上で行うキーボードやマウスによる操作の手順、特定の条件による分岐をロボットに教えると、ロボットは教えられたとおりに自動実行する。ちなみにRPAのロボットは、形のある機械ではなくソフトウェアロボットであり、自動化アプリケーションの一種である。

RPAがここまで注目され、導入事例が増えてきた背景の一つに、「働き方改革」がある。働き方改革は、生産労働人口が減少の一途をたどる日本社会において、労働生産性を向上させて長時間労働など人の負担を軽減することが目的だ。その働き方改革を実現するITツールにはさまざまな種類があるが、RPAもその一つだと考えてよい。ここ最近、特にRPAの導入が進んでいるのは、業務部門の現場主導により、短期間のうちに少ない投資で導入できることが大きな理由だ。業務を効率化するための新規システムを開発するには数カ月~数年単位もかかるが、RPAならばすぐに導入できる。新規システムの開発には多大な投資が必要になるため、費用対効果が見合わずにプロジェクトが消滅することもあったが、RPAは非常に安価。システム刷新に投資するのなら、RPAを使って延命・改善するという企業が増えているのだ。

当然のことながらRPAの国内市場は急速に伸長しており、調査会社アイ・ティ・アールの調べによると、2018年度におけるRPAツール製品の市場規模予測は約44億円。これは前年の2017年度に比べて2倍以上の数字だ。RPAツールに伴う導入サポートビジネスなども含めると、この市場規模の5~10倍もあると考えられている。

出典:ITR「ITR Market View:AI/RPA市場2017」
https://www.itr.co.jp/company/press/1710050102PR.html

定型処理作業を自動化するRPAの活用シーン

RPAのロボットが最も得意とするのは「ルールと手順がしっかり決められた定型処理作業」で、導入事例も多い。例えば、多くの企業では基幹業務システムの画面を開いて決まった項目の数字をコピー、またはファイルにエクスポートし、それを表計算ソフトのワークシートにペースト、またはインポートして集計・分析処理を行い、レポートに出力するという作業を行っている。こうしたルールと手順が決まった定型処理作業は単純だが、参照する基幹業務システムの数が増えるほど手間も時間もかかる。これをロボットで自動化すれば、業務プロセスの作業の手間を軽減し、所要時間も短縮できるわけだ。

RPAが特に威力を発揮するのは、膨大な量のデータを扱うような業務である。人手で操作している工数が多ければ多いほど、ロボットによる作業効率は高くなる。さらに人手による作業でありがちな、オペレーションミスによる誤入力を回避するのにも役に立つ。

では、実際にRPAを導入することで、業務はどのように変わるのか。具体的な利用シーンを紹介しよう。

例えば、仕入先への発注業務を考えてみよう。発注担当者は発注する各商品について現在の在庫数を確認し、この先の納品分なども加味して発注数を決め、仕入れ業者ごとに注文書を作成する必要があった。RPAをこの業務に導入すると、現在の在庫数や納品予定数から自動的に発注数を計算し注文書を作成できるようになるのだ。作業時間の短縮、発注ミスによる在庫不足だけでなく、発注ノウハウの属人化を防ぐことにもつながる。

また、得意先や仕入先などの取引先情報を新規登録したり変更したりする際も、多くの人的作業が介在する。管理部門は各担当者から送られてくるExcelなどの登録シートを確認し、問題がなければ基幹業務システムの取引先マスタに転記する。この業務にRPAを導入することで、目視による確認作業と取引先マスタへの転記を自動化できる。作業時間を短縮だけでなく、転記の際の入力ミスがなくなるのも大きなメリットだ。

このほかにも活用シーンはたくさんある。ルールと手順がしっかり決められた定型処理作業であれば、基本的にどんな業務プロセスにも適用できるのがRPAの魅力なのだ。

業務例 課題 RPA導入後
発注業務 在庫数を目視で確認し、仕入れ業者ごとに注文書を作成 現在の在庫数に加え、納品予定数から自動的に計算し、発注書を作成
発注ノウハウの俗人化を防ぐ結果に
取引先マスタの登録 取引先登録依頼を目視でチェック。承認できたものは手作業で基幹システムに登録していた 基幹システムへの転記作業の自動化を実現
大量の見積書作成 保守契約更新時期に数百件の見積書を基幹システムに手作業で登録していた 契約更新対象となる見積書の作成業務プロセスをすべて自動化
受注登録 取引先がExcelに発注数量を記入したものをメールで受信し、処理していた 受信メールの添付ファイルからデータの抽出・変換・基幹システムへの連携まで自動化
社員の勤怠チェック 適切な労働状態か確認しなければならないが、確認作業が疎かになりがちに 勤怠システムからデータを自動で取得し、不正を検出
レポート分析 手作業で取得したローデータを分析資料としてExcelで加工していた 自動作成させることで、必要なタイミングでリアルタイムに分析可能に

RPAツール導入における3つのポイント

ひとくちにRPAツールといっても、サーバ側で集中管理するタイプのRPAツールと、クライアントPCで完結するツールとに大別される。サーバ型は運用規模も大きく、当然のことながら開発に時間や費用もかかる。一方のクライアント型は、運用規模も比較的小規模で、RDA(Robotic Desktop Automation)と呼ばれることもある(本稿では、RDAも含めてRPAと記述する)。

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いずれのタイプもそれぞれ特長があり、自動化したい業務に応じて、これらのツールを使い分けることになる。最近では、あまりコストをかけず、身近な業務から自動化し、より多くの従業員が恩恵を受けられるものも普及してきた。そういったRPAツールを選ぶときに留意すべきポイントを考えてみよう。

●業務標準化のためのアプリケーションが開発できる

RPAを導入する際には、自動化する業務を標準化しなければならない。 RPAは、導入しただけで業務を自動化するような「魔法のツール」ではない。まずは業務そのものを標準化することが必要なのだ。業務部門では、繰り返し実施する機械的な定型処理作業であるのにもかかわらず、ルールや手順をしっかり決めていないために属人化している業務プロセスが多い場合がある。人によって作業手順が違っていたり、業務効率に差があったりする場合には、RPAを導入しても自動化することは難しい。この課題を解決するには、まずルールや手順を棚卸ししてマニュアルに明文化する。その上でRPAを導入するのだが、標準化されていなかった業務の一部は、アプリケーションを開発してシステム化する必要性も出てくる。

そこでRPAツールの選定時に考慮したいのが、RPAによる自動化だけでなく、業務の整理・見直し(すなわちアプリケーションの開発)をいかにスムーズに進められるかという点だ。業務プロセスに変更を加えることなく自動化できるのもRPAの特徴ではあるが、必要に応じてアプリケーションを開発できればさらに業務効率が向上するのは間違いない。

●ユーザー自身が設定変更できる

二つ目の留意したいポイントは、ロボットに対する設定変更が容易なツールを選ぶという点だ。RPAのロボットが実行する作業は、連携する基幹業務システムやWebアプリケーション、Excelワークシート、メールの定型メッセージなどの更改に伴って頻繁に変更が発生する。しかしながらRPAツールの中には、プログラミング言語を使ってコーディングしなければならないものもある。こうしたRPAツールを導入してしまうと、変更が発生するたびにSIベンダーやコンサルタント、特定のエンジニアに委託して設定変更を行ってもらう必要がある。これでは想定以上の維持コストがかかり、人手による作業よりも費用対効果に劣るという事態になりかねない。

そこで重要になるのが、難しい知識を必要とせず業務部門のユーザー自身がロボットを設定変更できるRPAツールを選ぶことだ。使いやすいか、簡単かというのは、実際に使うユーザーのスキルによって捉え方が変わってくるので、導入前にトライアルを実施することが望ましい。

●費用対効果が高く、多くの従業員が恩恵を受けられる

三つ目の留意すべきポイントとして挙げたいのが、コストである。既存のRPAツールは、コンピュータ1台あたりの年間コストが100万円以上もかかるケースが多い。こうしたRPAツールは、非常に大きな費用対効果が見込める限定的な業務にしか適用することができない。よくある定型処理作業を自動化したくても、コスト面から導入できないのだ。もちろん、業務部門単位あるいは中堅・中小企業にとっても敷居が高い。

こうしたRPAツールの課題を解決するために、最近は非常に低廉なコストで導入できる製品も登場している。製品選定の際には、自社が投資可能な範囲のコストかどうかを確認する必要がある。

RPA導入の3つのポイント

“全員参加型”のRPAツール「CELF 2.0/RPA」

上記の留意すべきポイントを満足させるRPAツールがある。それがSCSKの「CELF 2.0」だ。

CELFは、これまでMicrosoft Excelなどのオフィスアプリケーションを利用して業務部門が現場で個別に構築していた、いわゆるEUC(End User Computing)システムを開発するためのクラウドツールとして登場した。プログラミングの知識がなくても、Excelを使った経験があれば誰でも簡単に使いこなすことができる。作成したアプリケーションは、Excelのような操作性で使えるというツールだ。このCELFの最新バージョン、CELF 2.0にはRPA機能がオプションで用意されており、上述した3つのポイントを満たしていることが大きな特徴だ。

CELF 2.0/RPAは、標準化されていない業務プロセスをアプリケーション化するためのシステム開発機能を備えている。まずは人手で行っていた作業をシステム化し、それをRPAでつないで業務プロセスを自動化するといったことが非常に簡単な操作で実行できる。

また、グラフィカルなユーザーインターフェイスを備えており、ドラッグ&ドロップで操作手順を定義していくだけで、ロボットを作成することができる。Excelを使ってマクロを作成するとき、操作手順を記録するという方法があるが、まさにそれを同じ方法でマウス操作やキーボード入力、ウィンドウ操作、コピー&ペーストなどのクリップボード操作が行える。当然ながら、CELF以外のアプリケーション操作にも対応している。これさえあれば、基幹システムなどの更改に伴ってロボットの設定変更が必要になったとしても、現場のユーザー自身が保守メンテナンスできる。

さらに、費用対効果も優れている。RPA機能のオプションの利用料金は、年間わずかPC1台あたり3万5,000円。日本の平均人件費である年間891万円(厚生労働省の資料による。給与・賞与などの直接人件費だけでなく、間接費、管理費なども含む)のうち、1カ月あたり40分、1日あたり2分以上業務を効率化できれば、投資に見合うということになる。その導入効果は非常に大きく、これなら中堅・中小企業でも手軽に導入できるだろう。

RPAツールの比較検討に時間を要するくらいなら、CELF 2.0/RPAのような費用対効果の高いツールで身近な業務からすぐに自動化に取り組んでみてはいかがだろうか。試してみて効果を実感すれば、別の業務にも広がっていくだろう。より多くの従業員の日々のルーチンワーク業務をロボットに任せて自動化することで、人はより付加価値の高い業務にシフトすることができる。そんな新しいワークスタイルを容易に実現できる“全員参加型”のRPAツール、それがCELF 2.0/RPAだ。

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