中小企業の現場では、特定の担当者に業務が依存してしまう属人化や、データの集計に手間がかかるといった課題があります。このような課題を抱える中堅・中小企業の経営者や担当者にとって、解決策となるのが「クラウドERP」です。
本記事ではクラウドERPの概要や種類とともに、メリット・デメリットやクラウドERPを選ぶポイントについて解説します。
クラウドERPとは？
クラウドERPとは、製造や販売管理、人事給与などの基幹システムをインターネット経由で利用できるようにしたサービスです。従来は自社サーバーにシステムを構築するオンプレミス型が主流でした。
しかし、近年では初期費用を抑えられ、拡張性に優れたクラウド型を選択するケースが増えています。コロナ禍でテレワークが普及したことも、場所を選ばずに利用できるクラウド型の導入を後押ししました。
ユーザーはインターネット環境さえあれば、社内外を問わずシステムを利用できます。ハードウェアのリソース変更や保守対応も容易なため、柔軟な運用が可能です。
クラウドERPの種類
クラウドERPには、主に3つの種類があり、それぞれメリット・デメリットが異なります。ここでは、それぞれのタイプの仕組みやメリット・デメリットについて解説します。
パブリック型
パブリック型は、ベンダーが提供する環境を複数の企業で共有して利用する形態です。ハードウェアやソフトウェアを共有するため、低コストで手軽に導入できる点がメリットです。
システムの監視やバックアップ、バージョンアップといった保守作業はベンダーが行います。自社での運用負担が少ない点はメリットですが、環境を共有するためカスタマイズの自由度は低くなります。
標準機能に合わせて業務フローを構築する場合に適したタイプです。
プライベート型
プライベート型は、自社専用のクラウド環境を構築して利用する形態です。従来のオンプレミスERPをクラウドへ移行する際によく選ばれます。自社で環境を占有するため、独自の業務に合わせてカスタマイズを自由に行えます。ハードウェアのリソースも柔軟に変更可能です。
ただし、ERPのインストールやセキュリティ対策、日々の運用・保守は自社で行わなければなりません。自由度が高い反面、管理の手間やコストがかかる傾向にあります。
ハイブリッド型
ハイブリッド型は、パブリック型とプライベート型、あるいはオンプレミス型を組み合わせて利用する形態です。独自性が高い業務はプライベート型で構築し、一般的な業務は低コストなパブリック型を利用するといった使い分けをします。
双方の利点を活かせる手法ですが、複数の環境を管理するため、業務フローやシステム運用が複雑になりやすい側面があります。管理工数とコストのバランスを踏まえたうえで、慎重な検討が必要です。
クラウドERPのメリット
クラウドERPのメリットとして、以下の4つが挙げられます。
- 業務効率化につながる
- 運用・保守の負担が軽い
- 時間や場所を問わずに利用できる
- BCP対策になる
ここでは、それぞれのメリットについて解説します。
業務効率化につながる
クラウドERPを導入すると、システム間のデータ連携が自動化され、手作業による入力ミスや工数を削減できます。部門ごとに散らばっていた情報が一元管理されるため、企業全体の状況をリアルタイムに把握可能です。正確なデータに基づいた、迅速な経営判断を行えます。
運用・保守の負担が軽い
自社でサーバーやハードウェアを用意する必要がないため、導入時の初期コストを抑えられ、構築期間も短縮できます。法改正やシステムのバージョンアップ対応はベンダーが実施するため、自社で作業する必要はありません。
インボイス制度や消費税率変更のような制度変更があった場合でも、利用料の範囲内で自動更新されるケースが一般的です。専門知識をもつ人材を確保する必要がないため、運用や保守にかかる負担を軽減できます。
時間や場所を問わずに利用できる
インターネット環境さえあれば、場所や端末のOSを問わずにシステムを利用可能です。外出先や出張先からでも、常に最新のデータを確認したり入力したりできます。従来はオフィスにいなければできなかったバックオフィス業務でも、テレワークを実現しやすくなります。
BCP対策になる
クラウドサービスのデータセンターは堅牢な施設で運用されており、自社が災害に遭ってもデータは守られます。ベンダー側で予備電源の確保や複数拠点でのバックアップを行っているため、データ消失リスクの低減が可能です。同等のインフラを自社だけで構築するには多額の費用がかかりますが、クラウド型であれば低コストでBCP対策を強化できます。
クラウドERPのデメリット
クラウドERPのデメリットとして、以下の4つが挙げられます。
- カスタマイズ性が低い
- 運用・保守がベンダー頼みになる
- セキュリティリスクが残る
- インターネット環境の影響を受ける
ここでは、それぞれのデメリットについて解説します。
カスタマイズ性が低い
クラウドERPは、オンプレミス型に比べると機能の変更や追加が難しく、独自の業務フローをすべて再現できない場合があります。そのため、パッケージの標準機能に合わせて、業務の進め方を変える必要が生じます。これまでの業務フローを変更するため、社内への定着や教育に時間がかかる可能性があります。
運用・保守がベンダー頼みになる
システムの管理をベンダーに委ねるため、障害発生時の復旧時間や対応状況はベンダー次第です。セキュリティ対策の内容もベンダーが提供するレベルに依存します。自社の基準に合わせた運用ルールを適用できない場合があるため、製品の選定時にベンダーの対応能力やサービスレベルを十分に見極めなければなりません。
セキュリティリスクが残存する
機密性の高い経営情報や顧客情報を社外のサーバーに保存するため、情報漏洩のリスクがあります。インターネットを経由して利用する仕組み上、不正アクセスなどのリスクを完全にゼロにはできません。ベンダーがどのようなセキュリティ体制を敷いているか、トラブル時にどう対応するかを事前に確認しておくことが重要です。
インターネット環境の影響を受ける
システムを利用するためにはインターネット接続が必須であり、オフライン環境では業務を行えません。回線の通信速度が遅い場合や接続が不安定な場合、システムの動作が遅くなり、業務効率が低下します。クラウドERPの利用には、安定した通信環境の整備が必須です。
クラウドERPを選ぶポイント
クラウドERPは、製品によって特徴が異なります。そのため、自社の目的や業務内容に適したものを選択する必要があります。ここでは、クラウドERPを選ぶポイントについて解説します。
コストにおけるポイント
クラウドERPの費用は、主に月額の利用料、ライセンス費用、不具合対応などのサポート費用といった運用コストが中心です。初期費用が無料のサービスもありますが、設定代行などで別途費用が発生する場合もあります。
ユーザー数や利用機能、データ容量などに応じて料金が変動する従量課金制が一般的です。そのため、料金体系が自社の利用規模に見合っているかを確認しましょう。
使い勝手を検証できる無料トライアル期間があるかどうかも、選定時の判断材料になります。
機能におけるポイント
検討している製品の機能が、自社の業務をカバーできているか確認しましょう。財務会計や人事給与のような一般的な業務は対応しやすいものの、独自の習慣がある業務では機能が不足する可能性があります。
業務フローを整理して必要な機能を洗い出し、不足部分は運用でカバーできるか検討が必要です。パブリック型は、カスタマイズの自由度が低いため、注意が必要です。カスタマイズが必要な場合はプライベート型を選ぶか、拡張性の高いパブリック型を探すとよいでしょう。
財務会計のような法改正の影響を受けやすい業務では、アップデートの早さが業務に影響します。法改正に素早く対応できるよう、アップデートの頻度や実施時期も確認しておきたいポイントです。API連携機能があれば、外部システムとつなげて機能を補完できるため、連携範囲についても確認しましょう。
リスク管理におけるポイント
重要なデータを預けるため、ベンダーの信頼性や経営の安定性は欠かせないチェック項目です。ベンダーが急にサービスを終了してしまった場合、利用できなくなるだけでなく、自社の財産となるデータを失う恐れもあります。そのため、導入実績が豊富か、財務状況が健全かを確認したうえで利用を決定しましょう。
ベンダーのセキュリティレベルについても確認が必要です。ISMSなどの認証を取得しているか、二段階認証などの機能があるかをチェックしましょう。クラウドERPは災害時の対応に強いものの、ベンダーのデータセンターが被災する可能性も考えられます。
万一に備えて、遠隔地へのバックアップオプションがあるかどうかも確認しておくと安心です。データセンターがどこに設置されているかを知っておくことも、リスク管理のひとつです。
クラウドERPとの連携ならCELF
クラウドERPは、低コストで導入でき、場所を選ばずに業務を行える利便性の高いシステムです。しかし、すべての業務をERPだけで完結させるのが難しく、細かい管理をExcelで行っているケースも少なくありません。そのような場合は、Excel感覚で業務アプリを作成できる「CELF」の活用が有効です。
CELFは、Excelと同じ見た目と操作性で業務アプリを作成できるツールです。システム移行時に発生しがちな現場からの反発を抑えて運用を開始できるほか、複雑な計算やRPAによる自動化に適しています。
CELFはERPとのデータ連携機能も備えており、ERPではカバーしきれない周辺業務の効率化も可能です。「奉行クラウド」との連携機能を利用すれば、仕訳データの自動作成やマスタ情報の同期がスムーズに行えます。
CELFを組み合わせることにより、さらなる生産性の向上が期待できます。業務効率化を検討している方は、ぜひお試しください。
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