Excelと同様にAccessにも「VBA」があります。Access VBAを活用すれば、データベースを活用した業務効率化が図れる一方、リスクも抱えています。メリット・デメリットを理解したうえで適した業務に活用することが大切です。
本記事では、Access VBAの概要や開発できるアプリケーションとともに、Access VBAを活用するメリット・デメリットを解説します。
Access VBAとは？
Access VBAとは、Visual Basic for Applicationsの略で、Microsoft Accessの機能を拡張したり、定型的な作業を自動化したりするためのプログラミング言語です。Access VBAを用いることにより、Accessの標準機能だけでは難しい複雑な処理を実現したり、繰り返し行う作業を効率化したりします。
マクロとVBA
Microsoft Officeにおける自動化機能に「マクロ」があります。一般的にマクロとは、一連の操作を記録・再生して自動化する機能全般を指し、Microsoft Officeシリーズに限らず、さまざまなIT分野で使われる言葉です。
一方、VBAはMicrosoftが開発したプログラミング言語「Visual Basic」を、Office製品向けに特化させたものです。OfficeアプリケーションにはVBAの開発環境が組み込まれており、セッティングなしでプログラミングを始められます。
Microsoft Officeシリーズにおいて自動化された機能がマクロであり、その機能を実現するための手段がVBAだと理解するとよいでしょう。
AccessにおけるマクロとVBA
Accessにおける「マクロ」は、Excelなど他のOffice製品とは異なり、マウス操作で作成できる独自の自動化機能です。Excelでは、VBAを直接記述したり、操作を記録して自動生成されたりしたコードがマクロとして機能します。
しかしAccessの場合、ほかのOfficeアプリケーションとは異なり、独立したマクロ機能が存在しています。アクションを選択したり、対象をドラッグしたりするマウス操作が主体で、直感的に自動化処理を作成できる点が特徴です。
ただし、マクロの実体はVBA言語によって制御されており、実現できるのは基本的にAccess単体で完結する範囲の操作にとどまります。VBAを使えば、Accessの枠を超えて他のアプリケーションと連携するなど、より広範な制御が可能です。
Accessでは、手軽な自動化にはマクロ、複雑な処理や外部連携にはVBAと使い分けるのが適しています。
Access VBAとExcel VBAの違い
Access VBAとExcel VBAは、それぞれAccessとExcelの操作を自動化・拡張するためのプログラミング言語という点で共通していますが、対象とするアプリケーションの特性が異なります。
どちらのVBAも、Microsoft Officeソフトで使用するプログラミング言語である点は同じです。Excel VBAは、表計算ソフトであるExcelのデータ集計やグラフ作成、定型レポート作成などの作業を自動化する目的でよく使われます。
Access VBAは、データベースソフトであるAccessのデータ管理、フォームやレポートの制御、外部データベースとの連携を自動化する際に使用します。Accessは表計算よりもデータベース管理に特化しており、レコード単位でのデータ操作が得意です。
Excel VBAは主に表計算処理の自動化に、Access VBAはデータベース操作の自動化や、より本格的な業務システムの開発に適しているといえるでしょう。
Access VBAの構成要素
Access VBAは、以下の構成要素によって機能しています。
| 構成要素 | 概要 |
| プロジェクト | ・Access VBAの中で最も大きな単位 ・Access VBA内のコード全体を管理する単位で、フォーム、モジュール、クラスなどを内包する ・モジュールやプロシージャ、オブジェクトもプロジェクトに含まれる |
| モジュール | ・VBAのプロシージャ（関数やサブルーチン）をまとめるための構造プロジェクトの一部 ・Access VBAの中で2番目に大きい構成要素 |
| プロシージャ | ・VBAの一連の操作を定義する基本的な単位 ・Access VBAの中で最も小さな機能単位 |
| オブジェクト | ・プロシージャによって操作される対象の要素 ・プロシージャより小さな単位ではなく、操作の対象となる要素の1つ |
Access VBAを扱う際は、これらの構成要素を理解しておくことが大切です。
Access VBAで開発できるアプリケーション
Access VBAを使えば、在庫管理や顧客管理をはじめ、さまざまな業務に合わせたアプリケーションを開発できます。主なアプリケーションとして挙げられるのは、以下のとおりです。
| アプリケーション | 概要 |
| 在庫管理システム | ・商品の在庫状況や発注情報、販売履歴などを一元管理できる ・在庫が少なくなったら自動的に発注するなどの機能を搭載できる |
| 顧客管理システム | ・顧客の連絡先情報や購入履歴、顧客のフィードバックなどを管理し、顧客との関係を強化できる |
| 予約管理システム | ・予約のスケジューリングや変更を効率的に管理できる |
| 人事管理システム | ・従業員の個人情報や勤務時間、給与情報などを管理できる |
| プロジェクト管理システム | ・プロジェクトの進行状況やタスク割り当て、納期管理などを一元管理できる |
Access VBAは、Excelよりも複雑な処理ができるため、個別のニーズに応じた管理システムを構築できます。
Access VBAを活用するメリット
Access VBAを活用すれば、チームでのデータ共有や定型業務の自動化を進められます。ここでは、Access VBAを活用する際のメリットを解説します。
複数人での作業
Accessでは、元になるデータと、入力フォームや印刷する際のレイアウトがそれぞれ独立しています。そのため、担当者や使用目的に合わせて、画面表示や印刷物を使いやすい形にカスタマイズできます。
表示させる情報に制限をかけることも可能です。例えば、個人情報は管理者のみが閲覧できるようにするといった、ユーザーごとに編集できる範囲を制限する設定もできます。ひとつのデータに対して複数人がアクセスし、異なるデータをアウトプットできることは、Access VBAの大きなメリットです。
集計作業の効率化
Access VBAを利用すれば、複雑なデータ集計作業を効率化できます。Excelでも集計自体はできるものの、データ量が増えれば集計範囲の修正が必要です。しかし、Accessであれば、集計したいデータの条件をあらかじめ定義しておけば、簡単に最新の情報を確認できます。
顧客情報や商品情報を基にしたファイル作成や、DM・メルマガのテンプレートの作成も可能です。リンクテーブル機能を使えば、Excelのデータを取り込み、Accessで処理した結果をExcelにエクスポートして表を作成する、といった連携作業もできます。
データ集計や分析の手間を減らせることは、Access VBAを活用するメリットといえるでしょう。
帳票作成業務の効率化
Access VBAは、請求書や帳簿などの帳票作成業務の効率化にも効果があります。ExcelやWord、PowerPointなどで作成したファイルを取り込めば、帳票を作成できます。
テキストやPDF、CSV形式のデータなど、外部ファイルの作成や読み込みも可能です。データを取り込んで各種帳票を作成できるため、手作業による入力ミスや確認が不要です。そのため、入力ミスや確認漏れによるトラブルの回避につながるでしょう。
Web上にあるデータの収集
Access VBAを使えば、Webサイト上にある大量のデータを自動で収集し、分析に活用できます。企業の競合調査のため、Webサイト上にある商品情報やデータ、表などから情報を取得する場合があります。これを手作業でやるには労力が必要です。
しかし、Access VBAであれば、Webサイト上にある情報をクローリング（自動巡回）して収集できます。手作業では時間のかかる大量のWeb情報の取得・分析を自動でできれば、分析工数の削減につながるでしょう。
Access VBAのデメリット
Access VBAにはメリットがある一方、属人化のしやすさや大規模システムへの不向きさといったデメリットも存在します。メリットとデメリットを理解し、状況に合わせて適切な判断をすることが重要です。ここでは、それぞれのデメリットについて解説します。
属人化しやすい
Access VBAで開発したシステムは、特定の担当者に依存しやすく、属人化しやすい傾向があります。すべてのパソコンにAccessがインストールされている企業は少なく、Excelと比較すると、Accessの操作に慣れている人も少ないでしょう。
そのため、システムの開発やカスタマイズを担当した人でなければ、操作方法がわからなかったり、改修ができなかったりする状況に陥るケースは珍しくありません。担当者が異動や退職をした場合に、システムの維持管理が困難になるリスクがあることはデメリットといえるでしょう。
大規模なシステムには不向き
Accessで作成し管理できるデータベースの容量には上限があり、最大でも2GBまでです。2GBを超える量のデータを管理する必要がある場合、Access以外のソフトウェアの利用を検討する必要があります。Access VBAは中規模程度のシステム構築には有効であり、データ量が膨大になるプロジェクトには適していないことを理解しておきましょう。
Access VBAが適しているケースと適していないケース
Access VBAのメリット・デメリットを踏まえたうえで、適しているケースと適していないケースを挙げると、以下のとおりです。
| 適しているケース | 適していないケース |
| ・扱うデータ量が2GBまでの場合 ・個人や少人数で使う場合 ・Accessの操作に慣れている人が多い場合 | ・2GB以上のデータを扱う場合 ・大人数で利用したい場合 ・Accessの操作に不慣れな場合 ・リアルタイムでデータを確認したい場合 ・マルチデバイスからアクセスしたい場合 |
データ量はもちろん、Accessの操作への抵抗感やアクセスしたいデータによっても、向き不向きが分かれます。特に、スマートフォンや遠隔地など、さまざまな場所からアクセスが必要なデータを扱う場合は、Access VBAは適していないといえるでしょう。
一方、少ない人数で共通のデータから異なるアウトプットファイルを出力したい場合は、Access VBAが適しているといえます。
業務の効率化ならCELFもおすすめ
業務の自動化・効率化なら「CELF」の活用もおすすめです。CELFは、ノーコードの業務アプリ開発ツールで、Excelライクな業務アプリを作成できます。
クラウド上の「データベース」で大量データを保存・検索できるため、データ管理を効率化できます。複数人で同時編集・リアルタイム共有やアプリ化による属人化解消、RPAオプションを使った業務自動化も可能です。
Access VBAを使うならCELFの利用も検討しよう
Access VBAとは、Microsoft Accessの機能を拡張したり、定型的な作業を自動化したりするためのプログラミング言語です。Access VBAを用いることにより、複雑な処理や繰り返し行う作業を効率化できます。
Access VBAを用いれば、複数人での作業や集計作業の効率化などのメリットがある一方、属人化しやすいことや、データベースの容量には上限があるなどのデメリットが存在します。
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