業務効率化やコスト削減を目指す企業にとって、業務自動化ツールの活用は欠かせません。日々繰り返し行っているデータ入力や定型作業を自動化することで、人的ミスを減らし、社員はより付加価値の高い業務に集中できます。
本記事では、業務自動化ツールの詳細や導入のメリット、おすすめの業務自動化ツールを紹介します。
業務自動化ツールとは？
業務自動化ツールとは、人が行っていた定型的な作業をソフトウェアや仕組みによって自動化するためのツールです。AIやRPAを活用したものが代表的で、導入によって効率化・コスト削減・ミスの防止などが期待できます。
ここでは、業務自動化ツールにできることやできないこと、代表的な種類について解説します。
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できること・できないこと
業務自動化ツールは、定型的でルールに従って処理できる作業を効率化するのに適しています。たとえば、データ入力や転記、帳票作成、メール送信、システム間での情報連携などは自動化により大幅な時間短縮が可能です。
AIやOCRと連携することで、自動化の範囲をさらに広げられます。
たとえば、OCRを活用すれば画像からの文字認識やデータ化が可能になり、AIを組み合わせることで問い合わせ対応や内容分類といった高度な業務にも対応できます。
一方で、高度で臨機応変な判断や創造性を必要とする業務、人とのコミュニケーションを前提とする作業は自動化が難しい領域です。状況によって基準が変わる業務や、例外処理が頻発するタスクも人の判断が欠かせません。
そのため、業務自動化ツールは「単純な繰り返し作業や、手順・ルールが明確な業務を自動化し、人間は付加価値の高い業務に集中する」ための補助的な存在といえます。
代表的な種類
業務自動化ツールには、AIツールやRPAをはじめとするさまざまな種類があります。代表的なものは、以下のとおりです。
| ツール | 特徴 |
| AIツール | 画像認識や自然言語処理を活用し、非定型データの処理や文章分類などを自動化する |
| RPA | データ入力や帳票処理など定型的な作業を自動化する |
| ExcelのVBA | 表計算や集計、レポート作成などをマクロで自動化する |
| チャットボット | 問い合わせ対応やFAQの自動回答に活用する |
| ワークフロー自動化ツール | 申請や承認などの社内業務フローを自動化する |
| iPaaS（アイパース） | 異なるシステム間のデータ連携を自動化する |
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業務自動化ツールを利用するメリット
業務自動化ツールの導入により、次のようなメリットを得られます。
- 業務効率化によりコア業務に集中できる
- 人手不足を解消できる
- 業務の品質が向上する
それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。
業務効率化によりコア業務に集中できる
業務自動化ツールを活用することで、データ入力や帳票作成、定型的な承認作業など、これまで人が行ってきた作業を自動化できることがメリットです。これにより、従業員は単純作業に追われることなく、本来注力すべき企画立案や顧客対応、戦略策定といったコア業務に集中できるようになります。
結果として生産性が高まり、付加価値の創出や競争力強化にもつながる点が大きなメリットといえるでしょう。
人手不足を解消できる
業務自動化ツールの導入は、人手不足の解消にもつながります。これまで人が担っていたデータ入力や確認作業などの定型業務や手間のかかるパソコンの事務作業、受付対応などを自動化することで、少ない人数でも同じ業務量を処理できます。
その結果、人員不足による業務の停滞を防ぎ、従業員はより高度な判断やコミュニケーションが必要な業務に専念できます。限られた人材を有効活用し、生産性向上につながるでしょう。
業務の品質が向上する
業務自動化ツールを利用することで、業務の品質向上も期待できます。人が行う業務は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが避けられませんが、自動化により正確性が高まり、処理のばらつきがなくなります。
また、常に同じ手順で作業が行われるため、業務の標準化や安定した成果物の提供が可能になるでしょう。その結果、顧客満足度の向上や信頼性の確保にもつながり、組織全体の品質管理体制を強化できる点がメリットです。
注目される「生成AI × 業務自動化」
近年、生成AIとRPAの組み合わせが業務自動化の分野で注目を集めています。生成AIとは、大量のデータをもとに新しいコンテンツや情報を新たに生成する人工知能技術です。
従来のRPAは定型的な単純作業の自動化に強みがありますが、生成AIを組み合わせることで、データ抽出や分析など、より複雑で非定型の業務も自動化できるようになります。
生成AIは自然言語で指示を理解できるため、自動処理の幅が大きく広がり、従来のRPAでは対応が難しかった非定型業務も効率化が可能です。この組み合わせにより、業務の生産性向上や従業員の負担軽減が期待できるでしょう。
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業務自動化ツールのおすすめ5選
業務自動化ツールは多様な種類があり、多くの製品が提供されています。
ここでは、AIツールやRPA、チャットボットの中から特におすすめの業務自動化ツールを紹介します。
CELF
CELFは、Excelに似た操作性で業務アプリを自分で作れるサービスです。専門的なプログラミング知識がなくても、社内業務に合わせたアプリケーションを簡単に構築・運用できます。データの入力や集計作業が不要となり、業務自動化に大きく貢献します。
加えて、RPAのオプション機能や、必要に応じて導入できる生成AIオプション「CELF AI」を利用可能です。
「CELF AI」では、生成AIを組み込んだ様々なアプリを自分で作ることができるのが特徴で、例としてRAGと呼ばれる社内情報を活用する技術を用いた問い合わせメールの自動作成や、AI-OCRによるアンケートの文字認識・データ化などを、専門知識なしで実現できます。
また、Excelライクな表計算機能と生成AIを組み合わせることで、日常業務の流れにAIを組み込み、データ加工から集計・分析までをワンストップで自動化できる点も特徴です。
参考：CELF
JAPAN AI AGENT
JAPAN AI AGENTは、特定のタスクを自律的に実行する「AI社員」をノーコードで作成できるAIによる業務自動化ツールです。ブラウザ上でのドラッグ＆ドロップやシンプルなAPI設定を使い、専門知識がなくても簡単に業務フローを構築・実行できます。
各企業の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズでき、ビジネスシーンで求められる生成AIの機能を幅広く備えています。
RPAでは対応が難しい繰り返し業務や複雑な課題も、JAPAN AI AGENTだけで解決を目指すことが可能です。
参考：JAPAN AI AGENT
PKSHA Chatbot
PKSHA Chatbotは、カスタマーサポートや社内問い合わせの自動化を実現するチャットボットです。独自のAI技術により、ユーザーごとの質問に対して的確な回答を自動で提供できます。
運用開始も簡単で、ユーザーはFAQデータを用意するだけでスタート可能です。さらに、チューニングや最適化作業はサポートスタッフが担当するため、初めての導入でも安心して利用できます。
参考：PKSHA Chatbot
ロボパットDX
ロボパットDXは、プログラム知識がなくても使えるRPAツールです。普段パソコンで行っている業務をそのまま手順どおりに教えるだけで自動化ができます。
1つのライセンスを複数のPCで利用できるフローティングライセンスを標準搭載しており、PC台数は無制限に使用できる点が特徴です。
導入の際は専属の担当者がつき、各種サポートを提供しています。
参考：ロボパットDX
EzAvater
EzAvaterは、「誰でも」「簡単に」自動化シナリオを作成できるRPAツールです。自動化できる業務の幅は広く、請求書のメール送信や給与計算、登録情報の整合性チェック、問い合わせや資料請求への自動回答など、さまざまな業務を自動化できます。
システムの速度に合わせてロボットが動くため、ロボットが止まりにくく安定して動く点が特徴です。
参考：EzAvater
業務自動化ツールを選ぶポイント
業務自動化ツールはツールによって得意な業務や対応範囲、導入コストや操作性が異なるため、自社の業務内容や目的に合ったものを選ぶことが大切です。
ここでは、業務効率化や生産性向上を最大限に引き出すために押さえておきたい、業務自動化ツールを選ぶポイントについて解説します。
自社の課題に合うか
業務自動化ツールを選ぶ際は、まず自社の課題や自動化したい業務内容を洗い出し、それに必要な機能を備えているかを確認することが大切です。
自動化したい業務の種類や頻度、データの扱い方、既存システムとの連携の可否などを把握し、それに対応できるツールを選ぶことで導入効果を最大化できます。
対応できない業務に無理に適用すると効率化が進まず、逆に負担が増えることもあるため、自社のニーズに合った機能や操作性を重視することがポイントです。
操作性は良いか
業務自動化ツールを選ぶ際は、操作性の良さも重要なポイントです。複雑すぎる操作や専門知識が必要なツールは、導入後の定着が難しく、かえって業務効率を下げる可能性があります。
直感的に操作できる画面設計かを確認しましょう。操作性が高いツールであれば、社員がスムーズに活用でき、自動化の効果を最大限に引き出せるため、導入目的を達成できるでしょう。
サポート体制は充実しているか
サポート体制の充実度も重要なチェックポイントです。導入時や運用中にトラブルや疑問が生じた場合、迅速に対応してもらえるかどうかで業務効率や定着度が大きく変わります。
電話やチャット、メールなど複数の問い合わせ手段があるか、マニュアルやFAQが整備されているか、定期的なアップデートや改善が行われているかを確認しましょう。充実したサポート体制は安心して長期的に運用するための必須項目です。
自動化ツールで業務効率化を実現しよう
業務自動化ツールは主にAIツールやRPA、チャットボットなどがあり、単純作業の自動化からデータ分析、非定型業務まで幅広く対応できます。導入により、業務の効率化や品質向上、人手不足の解消などに役立ちます。
導入にあたっては、自社の課題に合った機能や操作性、サポート体制を確認することが大切です。適切なツールを選べば、社員はコア業務に集中でき、生産性向上や業務の標準化も期待できます。業務効率化を成功させるためには、目的に合ったツール選びがポイントになるでしょう。
CELF AIのWEBサイトでは、「生成AIビジネス活用講座」の資料や講座の動画を無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してみてください。
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