Excelは便利なツールですが、大量データの管理や共同作業、システム連携には限界があります。そこで注目されているのが、業務をより効率的に進める「脱Excel」です。脱Excelによって、業務効率の向上やミスの削減、情報共有の迅速化が可能です。
本記事では、脱Excelが必要な理由やメリット、実践のステップなどをわかりやすく解説します。
脱ExcelがDX化に必要な理由とは
企業がDXを加速させるうえで、なぜ脱Excelが欠かせないのかを整理するために、以下の内容を解説します。
- そもそも「脱Excel」とは
- 脱Excelが求められる背景
まず背景と定義を理解し、DX実現に向けた第一歩を踏み出しましょう。
そもそも「脱Excel」とは
「脱Excel」とは、これまでExcelで行っていた業務を、より適したツールに置き換えることです。Excelは便利なツールである一方で、大量データの処理や複数人による同時編集など苦手な業務があるのも事実です。
こうした課題を解決するために、より適したシステムに移行することで、作業スピードの向上や人的ミスの削減、情報共有の円滑化を図ります。
また、「脱Excel」は単なるツールの置き換えではなく、業務そのものの見直しと改善を伴うプロセスでもあります。Excelの得意・不得意を見極めたうえで、より効率的な仕組みを整えることが、DX推進において重要です。
脱Excelが求められる背景
脱Excelが求められる背景には、DXの重要性の高まりがあります。経済産業省はDXを「データやデジタル技術を活用し、顧客目線で新たな価値を創出すること」と定義しています。
DX推進が進む中で、Excelでは大量データの処理や複数人での同時編集といった高度な業務に対応しきれないケースが増えています。
そのため、Excel中心の業務からクラウドやデータベースなど、より柔軟で拡張性のある仕組みへの移行が必要とされています。脱Excelは、業務効率化と価値創出を実現するための重要なステップです。
参考：経済産業省「デジタルガバナンス・コード 実践の手引き」
脱Excelを進めるメリット
脱Excelのメリットを理解しておくと、目的を明確にしたうえで効果的に施策を進められます。ここでは、その主なメリットを紹介します。
- 大量のデータを素早く処理できる
- 複数人による共同作業がしやすくなる
- 人的ミスの削減につながる
- システムとの連携でさらなる業務効率化が図れる
大量のデータを素早く処理できる
脱Excelを進めることで、大量のデータを素早く処理できます。Excelは日常的な集計やグラフ作成には便利ですが、大量データの処理には向いていません。
また、作業自体もローカル環境で行う必要があるので、数万件以上のデータを扱うとファイルが重くなり、作業効率が下がります。
一方、クラウド型のデータ処理ツールなど、データ活用を前提としたシステムを導入すれば、大量データでも高速かつ安定した処理が可能です。処理自体もサーバー側で行うため、PCの性能に依存せず、複雑な集計や分析をスムーズに進められます。
複数人による共同作業がしやすくなる
Excel以外のツールを導入すると、複数人での共同作業が容易になります。Excelにも共同編集機能はありますが、バージョンを揃える必要があったり、反映が遅れたりと制約が多く、実務では不便な場面も少なくありません。
クラウドツールであれば、共同作業を前提に設計されているため、複数人で同時に編集・更新が可能です。リアルタイムで情報が反映され、「どのファイルが最新かわからない」といった混乱も防げます。
全員が同じ環境・情報を共有すれば、自ずと作業の属人化も防止できます。
人的ミスの削減につながる
脱Excelは、人的ミスの削減にも効果的です。Excelでは、データ入力や数式設定など多くの工程を手作業で行うため、入力ミスが発生しやすく、帳票出力など後工程に影響を及ぼすこともあります。
専用ツールやシステムに移行すれば、こうした作業の多くを自動化できるため、人的ミスを大幅に減らすことが可能です。
例えば、定型的な計算処理を自動で実行したり、入力項目に制限を設けたりすると、誤入力そのものを防げます。システム導入によって、人が作業する余地を減らし、効率化と品質向上の両方を実現できます。
他システムとの連携でさらなる業務効率化が図れる
Excelは単体利用を前提に設計されているため、他システムとの連携には限界があります。複数のブックをまたいでデータを整理するには手作業が必要で、部署ごとに情報が分断されるケースも少なくありません。
一方、クラウド型ツールなら外部システムとの連携が容易です。販売管理や顧客情報、在庫、会計などを一元化し、リアルタイムで活用できます。営業が入力したデータを経理がすぐ確認する、在庫と受発注を自動で突き合わせるといった運用も可能です。
これにより、入力や確認の手間が減り、業務全体の効率が向上します。
脱Excelのデメリットや注意点
脱Excelにはメリットだけでなく注意点もあります。まず、新ツールの導入にはライセンス費用や環境整備などのコストが発生します。また、従業員が使いこなすためのトレーニングや運用ルールの整備といった時間的コストも必要です。
さらに、Excelに慣れた現場では移行初期に抵抗感が生まれやすい点も見逃せません。こうした課題には、導入目的を明確にし、研修などで社内全体に脱Excelのメリットを浸透させることが重要です。加えて、優先度の高い業務から段階的に移行することで、混乱を抑え、スムーズな定着が図れます。
脱Excelに向けた4ステップ
社内で脱Excelを進めるには、いきなり全面移行するのではなく、順序立ててDX化を進めることが効果的です。ここでは、そのための4つの手順を解説します。
- ステップ1.Excelの業務内容と課題を明確にする
- ステップ2.課題解決に向けた手法を検討する
- ステップ3.脱Excelに必要なツールを選定する
- ステップ4.効果の測定と改善を重ねる
ステップ1.Excelの業務内容と課題を明確にする
脱Excelを進める最初のステップは、Excelが使われている業務を把握することです。営業管理や在庫管理など現行の利用場面を洗い出すと、課題のある工程が見えてきます。
同時に、時間のかかる作業や発生しやすいミスを整理しましょう。「ファイルが乱立して進捗が見えない」「同じ情報を複数人が入力している」といった問題は、脱Excelで改善しやすい代表例です。
また、「作業時間を50％削減」など、脱Excelの目標を明確にすることも重要です。目標とのギャップを把握すれば、移行すべき業務の優先順位が定まり、ツール選定もスムーズになります。
ステップ2.課題解決に向けた手法を検討する
課題を洗い出したら、次は解決策を検討します。ここで重要なのは、すべての業務を無理に脱Excelする必要はないという点です。Excelのままでも、運用を見直すだけで改善できるケースは多くあります。
まず、課題が「Excelの限界」なのか「運用方法」にあるのかを切り分けましょう。ファイル整理のルール変更で解決する場合もあれば、複数部署をまたぐ承認フローのように、Excelでは対応が難しいケースもあります。
そのうえで、業務内容に合った最適な手法を選択します。必要に応じて新ツールを導入するだけでなく、プロセス全体を見直せば、より根本的な改善が可能になります。
ステップ3.脱Excelに必要なツールを選定する
課題の解決に新ツールが必要な場合は、コスト・操作性・既存業務との相性を踏まえ、最適なツールを選定します。例えば、データ管理ならクラウド型データベース、進行管理ならグループウェアなど、業務内容に合ったものを選ぶことが重要です。
導入前には無料トライアルなどで機能やExcelとの連携性を検証し、移行時の混乱を防ぎます。また、導入後は使用ルールを明確にし、従業員へのトレーニングを行うことで、ツールが定着しやすくなります。ツール選定と体制づくりをセットで進めることが、脱Excelを成功させるポイントです。
ステップ4.効果の測定と改善を重ねる
脱Excelを実施した後は、定期的に効果を測定し、改善を重ねることが重要です。当初の目標がどの程度達成できているかを確認し、作業時間の短縮率や入力ミスの削減数、共有スピードといった定量的な指標を活用すると、課題が明確になります。
改善が必要な場合は、ツール設定の調整や運用ルールの見直し、再トレーニングなどを柔軟に行いましょう。導入時に完璧を目指すよりも、PDCAサイクルを回して最適化を進めれば、ツールの効果を最大限に引き出せます。これにより、脱Excelは一過性の取り組みではなく、継続的な業務改善の基盤となります。
見た目はExcelの業務アプリが作れる「CELF」
Excelからのスムーズな移行を目指すなら、CELFの利用がおすすめです。CELFは見た目と操作性がExcelに近く、これまでExcelを使ってきた人でも直感的に操作が可能です。
また、データベースを活用しているため、大量データの高速処理や複数人での同時編集といったExcelでは難しかった点を一気に解決できる点も強みです。
さらに、既存のExcelファイルからアプリを自動生成することも可能。既存のExcelファイルを自動的にアプリ化できるので、移行作業も簡単です。
CELFでは、30日間無料トライアルを実施しています。ぜひお試しください。
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脱Excelに取り組みDX化を進めよう
Excelは便利なツールですが、データ量の増加や業務の複雑化により限界が見えています。そこで注目されているのが、脱Excelです。
脱Excelにより、大量データの高速処理やリアルタイム共有、ミス削減、システム連携が可能になります。導入にはコストや教育の課題もありますが、段階的に進めると効果を最大化できます。
ツール選定と体制整備によってDX化を進め、生産性と競争力の向上を図りましょう。
