Excelは便利なツールですが、見づらい表のまま作業を続けていると、情報の読み取りに時間がかかったり、入力ミスに気づきにくくなったりすることがあります。業務効率を高め、誰が見ても理解しやすい資料を作るためには、見やすい表であることが欠かせません。
本記事では、Excel初心者の方でも実践できる見やすい表づくりのコツや、具体的な作り方の手順、さらにワンランク上の仕上がりに導く応用テクニックまでわかりやすく解説します。
エクセル（Excel）で見やすい表を作るメリット
Excelは多くの情報を整理・管理できる表計算ソフトで、業務の効率化に欠かせないツールです。表が見やすく整っていると、どこに何のデータがあるかを一目で把握でき、情報共有がスムーズに進みます。
また、配置や書式が整った表は入力ミスや計算間違いに気づきやすく、作業の精度向上にもつながります。さらに、ルールに沿って作成すれば誰でもわかりやすい表に仕上げられるため、作成者のデザインセンスに左右されません。
業務上の判断を支える正確なデータ管理を行ううえでも、見やすい表を作る技術は非常に重要です。
エクセルで見やすい表を作る4つのコツ
エクセルで見やすい表を作るための基本的なポイントを整理するために、以下の4つのコツを紹介します。
- フォントサイズを統一する
- セルの幅や高さを揃える
- セルに色を付ける
- 罫線の太さにメリハリをつける
まずはこれらのコツの概要を押さえたうえで、次の項目から具体的な設定方法を確認していきましょう。
1.フォントサイズを統一する
表を見やすく仕上げるためには、フォントサイズや文字の太さを揃え、不要な装飾を減らすことが重要です。サイズや太さがバラバラだと情報にメリハリがつかず、どこに注目すべきかが分かりにくくなってしまいます。
タイトルは大きめ、見出しや強調したい箇所は太字にするなど、役割に応じたシンプルな強調方法を取り入れると整理された表になります。
また、複数の書体や原色の多用は、かえって視認性を下げる原因となるため避けましょう。フォントを統一するだけでも、表全体に落ち着きが生まれ、誰にとっても読み取りやすいデザインになります。
2.セルの幅や高さを揃える
セルに文字が詰まりすぎている表は読みづらく、情報を瞬時に把握しにくくなります。見やすい表にするためには、列幅や行の高さを文字サイズよりも少し余裕を持たせて設定することが大切です。
行の高さをデフォルト値よりわずかに広げるだけでも、文字の上下にゆとりが生まれ、表全体がすっきりした印象になります。また、列幅は複数列を選択して一括で調整すると、レイアウトに統一感を持たせることが可能です。
セルに適度なスペースを持たせることで、読みやすく洗練された表に仕上げられます。
3.セルに色を付ける
セルに淡い色を付けるだけで、情報の区切りがわかりやすくなり、表全体の視認性が向上します。使用する色は3色以内に抑え、濃すぎないトーンを選ぶことで、見やすさと落ち着いた印象を両立可能です。
とくに見出し部分は、淡い色の中でも少し強めの色を使うとメリハリが生まれ、重要な項目が自然と目に入りやすくなります。また、行ごとに交互に色を入れると、大量のデータでも行を追いやすくなり読み間違いを防ぐのに効果的です。
セル色の設定は「塗りつぶし」機能で簡単に行えるため、誰でも手軽に表の見た目を整えられます。
4.罫線の太さにメリハリをつける
罫線は表の区切りを明確にするために欠かせませんが、引きすぎるとかえって文字が埋もれ、全体が見づらくなってしまいます。見やすい表にするには、罫線を必要最小限にとどめ、外枠にはやや太めの線、内部には細い線を使うなど、太さにメリハリをつけることが大切です。
上下の境目には太線を使い、そのほかの部分は細線や破線にすると、表がすっきりと整って見えるためおすすめです。また、濃い色や太線を多用しないことで、数字や文字に視線が向かいやすくなります。
罫線の設定は「セルの書式設定」から細かく調整できるため、用途に合わせて最適な線の使い方を選びましょう。
エクセルの見やすい表の作り方5ステップ
エクセルで見やすい表を作るには、以下の5つのステップで作業を進めるのがおすすめです。
- ステップ1. タイトルや見出し、データを入力する
- ステップ2. 必要に応じて関数で計算する
- ステップ3. 背景色やフォントを揃える
- ステップ4. 罫線の書式を設定する
- ステップ5. セル幅を調整する
これらの手順を押さえることで、誰でもわかりやすく整理された表を作成できます。
ステップ1.タイトルや見出し、データなどを入力する
見やすい表を作るためには、最初にタイトルや見出し、必要なデータをすべて入力しておくことが重要です。先に枠組みだけを作ると、後から行や列を追加する必要が生じ、配置が崩れやすくなるため効率的ではありません。
まずは表の構成がわかるよう、タイトルや縦・横の見出しを整え、続けてデータを入力していきます。また、曜日や連番、日付など規則性のあるデータは、オートフィル機能を使うことで自動入力でき、作業時間を大幅に短縮できます。
データの入力まで終えたら、次のステップとして必要な計算を関数で行う準備を進めましょう。
ステップ2.必要に応じて関数で計算する
表に入力したデータを効率よく処理するためには、必要に応じてExcelの関数を活用します。関数とは、定型的な計算を自動で行うための数式で、合計や平均といった基本的な処理を素早く正確に求めることが可能です。
とくに、使用頻度の高いSUM関数を使うと、複数セルの合計値を一度に計算できるため、手作業で電卓を使う必要がなくなります。
関数に慣れていない場合は、「fx」ボタンから挿入していくと引数のヒントが表示され、初心者でも迷わず操作できます。データ入力後に関数を活用することで、表全体の計算作業が大幅に効率化され、正確性向上にも効果的です。
ステップ3.背景色やフォントを揃える
表の見やすさを大きく左右するのが、フォントや背景色などの書式を整える作業です。まずは「Ctrl＋A」で表全体を選択し、フォントやサイズを統一すると、全体の印象が揃い情報が読み取りやすくなります。
その後、タイトルは大きめの文字、見出しは太字にするなど、役割に応じて強調を使い分けるとメリハリが生まれます。左揃え・中央揃えなど、文字位置も統一することで、さらに視認性を高めることが可能です。
セルの背景色にも気を配れば、項目に区切りがつき、列ごとの情報がすっきりします。
ステップ4.罫線の書式を設定する
表を整える際は、罫線をどこに引くか、どの太さを使うかを意識することが重要です。まずは罫線を引きたい範囲を選択し、「罫線」メニューから格子や線種を設定できます。
ただし、線が多すぎると文字が埋もれて全体が見づらくなってしまうため、注意が必要です。罫線は必要最小限にとどめ、外枠をやや強調しつつ、内側の線は薄いグレーの細線にするなど工夫しましょう。
細かな調整は「その他の罫線」から行えるため、見やすさを意識しながら最適な線の引き方を選びます。
ステップ5.セル幅を調整する
最後にセル幅を調整します。セルの幅や高さが狭すぎると文字が詰まり、表全体が読みにくくなるため、適度な余白を持たせることが大切です。
複数の列幅を整えたい場合は、対象の列をまとめて選択し、列番号の境界線をドラッグするだけで同じ幅に揃えられます。また、「書式」→「列の幅」から数値を指定すれば、幅を正確に揃えたいときにも便利です。
列ごとに多少ゆとりを持たせつつ、可能な範囲で幅を統一すると、すっきりとした見た目になります。必要に応じて文章量に合わせた微調整を行うことで、より読みやすい表に仕上がります。
エクセルで見やすい表を作る応用テクニック
エクセルをさらに使いやすくし、見やすい表に仕上げるために、以下の応用テクニックを解説します。
- テーブル機能を活用する
- 「ウィンドウ枠の固定」機能を使う
- プルダウン（ドロップダウンリスト）を作成する
これらの機能を取り入れることで、データ管理がよりスムーズになり、実務レベルで見やすさと作業効率が高まります。
テーブル機能を活用する
Excelには「テーブル機能」があり、通常の表よりも便利にレイアウトや書式を整えられます。データ範囲を選択してテーブルに変換すると、見出しの背景色や罫線などが自動で統一され、短時間で見やすい表に仕上がります。
さらに、テーブルは並べ替えやフィルターが初期設定で使えるため、多くのデータを扱う場合でも管理しやすくなり便利です。書式を変更したいときは「テーブルデザイン」からスタイルを選ぶだけで、見た目の調整も簡単です。
「ウィンドウ枠の固定」機能を使う
表の行数や列数が多い場合、スクロールすると見出しが画面外に消えてしまい、どの項目を確認しているのかわからなくなることがあります。「ウィンドウ枠の固定」を使えば、上部の見出し行や左端の項目列を常に表示したままスクロールでき、入力や確認が格段にしやすくなります。
固定したい行や列の一つ下または右のセルを選択し、「表示」タブからウィンドウ枠の固定を選ぶだけで簡単に設定可能です。縦に長い表でも、項目を追いながらスムーズに作業できるのが大きなメリットです。
プルダウン（ドロップダウンリスト）を作成する
プルダウンは、あらかじめ用意した選択肢の中から項目を選んで入力できる機能で、決まった内容を入力するセルに設定すると非常に便利です。入力者がリストから選ぶだけで済むため、表記ゆれや入力ミスを防ぎ、作業時間も大幅に短縮できます。
設定したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」でリスト形式を選べば簡単に作成できます。半角カンマで区切って選択肢を入力するだけなので、初心者でも迷わず設定できる点も魅力です。
複数人で共有するファイルではとくに有効な機能で、データ管理の精度と効率が大きく高まります。
「CELF」でエクセルの見た目そのままのアプリを作成
Excelを使った日々の業務をもっと効率化したい方には、CELFが提供する「Excelテンプレート」の活用がおすすめです。業務ごとに使えるテンプレートが豊富にそろっており、ダウンロードしてそのまま使えるため、資料づくりを効率的に行えます。
さらに、Excel初心者でも安心して操作を学べる「CELFのExcel講座集」も無料で提供されており、基礎から実践的な内容までわかりやすく習得できます。また、同ページの「見やすいExcelをつくるためのガイドライン」では、表の構成や配色、文字の使い方など、読みやすい資料づくりに役立つポイントを公開中です。テンプレート・講座・ガイドラインを組み合わせて活用することで、Excel業務の品質とスピードを同時に高められる点が大きな魅力です。
また、必要に応じてCELFを使えば、それらの表をそのまま業務アプリ化することもできます。まずは、以下のテンプレートマーケットからご自身の業務に合う資料をチェックしてみてください。
エクセルの使い方のコツを知り見やすい表を作成しよう
Excelは多くの業務で活用できる便利なツールですが、見づらい表のまま使い続けると、作業効率の低下や入力ミスにつながることがあります。表の作り方を工夫することで、情報を正確に整理し、誰が見ても理解しやすい状態に仕上げることが可能です。
背景色の統一や罫線の調整、テーブル機能などの基本的なコツを押さえることで、業務のスピードと品質が大きく向上します。さらに、実務で役立つ応用テクニックを取り入れれば、共有や管理もスムーズになり、生産性アップにもつながります。
日々の作業を効率化し、正確で見やすい資料を作成するためにも、本記事で紹介したコツをぜひ実践してみてください。
