事務作業には、データ入力や書類の整理、システムへの転記など、手間や時間のかかる業務が数多くあります。特に、紙の書類を扱う業務では、入力作業の負担やヒューマンエラーに悩むケースも珍しくありません。
本記事では、事務作業を効率化するアイデアやメリット、役立つツールを解説します。紙の書類のデータ化や入力作業の自動化にお役立てください。
事務作業を効率化する秘訣・アイデア7選
事務作業を効率化するには、日々の業務を見直し、無駄な作業や手入力を減らすことが重要です。ここでは、すぐに実践できる方法からツールを活用した自動化まで、7つのアイデアを紹介します。
関数やマクロを活用する
Excelを使った事務作業では、関数やマクロを活用することで、計算や集計などにかかる時間を短縮できます。たとえば、SUM関数やIF関数、VLOOKUP関数などを使えば、請求金額の集計や条件に応じたデータ抽出の効率化が可能です。
さらに、同じ操作を繰り返す業務にはマクロの活用が有効です。帳票の作成やデータの整形など、一連の操作を自動化すれば、手作業による負担や入力ミスを減らせます。
ただし、複雑なマクロは作成者しか内容を把握できず、属人化する可能性があります。継続して運用できるよう、仕様や操作方法を社内で共有しておくことも重要です。
タスクの優先順位を付ける
複数の事務作業を抱えている場合は、それぞれのタスクを可視化し、優先順位を付けることが大切です。目の前の業務から順番に対応すると、重要な仕事への着手が遅れたり、期限に間に合わなくなったりする可能性があります。
優先順位を決める際は、締め切りだけでなく、業務の重要度やほかの担当者への影響も考慮することが欠かせません。たとえば、「緊急度」と「重要度」の2軸でタスクを分類すると、優先して取り組むべき業務を判断できます。
業務マニュアルやワークフローを見直す
業務マニュアルを整備して作業手順や判断基準を共有すれば、担当者による作業品質のばらつきを抑えられます。業務の進め方が明確になることで、担当者ごとの経験や判断に左右されにくくなり、確認漏れや作業のやり直しが防ぎやすくなるためです。
ただし、業務内容は変化するため、マニュアルが実態に合っているか定期的な見直しも大切です。
また、業務フローを可視化すると、重複している確認作業や不要な承認、手戻りが発生している工程を把握できます。不要な工程を削減することで、事務作業全体を効率化できます。
AI-OCRを活用するペーパーレス化を進める
紙の書類を電子化すれば、印刷や配布、保管、検索にかかる手間を減らせます。データとして管理することで、離れた場所にいる担当者とも共有でき、必要な情報を探す時間の短縮にも効果的です。
一方で、自社だけでペーパーレス化を進めることが難しいケースもあります。たとえば、取引先から請求書や注文書が紙で発行・送付される場合、自社の業務をデジタル化しても紙の書類を受け取る運用は残ります。
こうした紙での運用に対応しながら業務を効率化する方法として、AI-OCRの活用が有効です。AI-OCRを使えば、紙やPDFに記載された取引先名や金額、日付、品目などの情報をAIが読み取り、データとして取り込めます。なかでも、請求書や注文書などの帳票を扱う業務では、AI-OCRの活用が有効です。AI-OCRを使えば、紙やPDFに記載された取引先名や金額、日付、品目などの情報をAIが正確に読み取り、データとして取り込めます。
担当者が帳票を見ながら一項目ずつ入力する作業を減らせるため、大量の帳票を処理する場合でも作業時間を短縮可能です。また、手入力する機会が減ることで、入力ミスの防止にも役立ちます。
AI-OCRを活用してペーパーレス化を進めることで、書類の管理だけでなく、帳票の確認や入力にかかる負担も軽減でき、事務作業全体を効率化できます。
単純作業を自動化する
データ入力や転記、定型メールの送信、ファイル作成など、手順が決まっている単純作業は自動化に向いています。RPAやマクロなどのツールを活用すれば、あらかじめ設定した手順に沿って、これまで人が行っていた操作を自動で実行できます。
単純作業を自動化することで、担当者は確認や判断、顧客対応など、人にしかできない業務へ時間を充てられます。
システム間の転記をなくす
事務作業を効率化するには、システム間で発生している手作業の転記をなくすことが重要です。Excelや複数のシステムに同じ情報を入力している場合、データ連携によって一方のデータをもう一方へ反映できれば、二重入力の手間を減らせます。
たとえば、販売管理システムやExcelのデータを基幹システムへ連携すれば、同じ内容を改めて入力する必要がありません。
システム間の転記をなくすことで、入力にかかる時間を短縮できるだけでなく、転記ミスや更新漏れの防止にもつながります。
RPAやAIを活用して入力作業を自動化する
データ入力や転記など、手順が決まっている業務はRPAで自動化できます。また、AIを組み合わせれば、文字・画像の認識や入力内容の予測など、人による判断が必要だった処理も効率化できます。
たとえば、AI-OCRで紙やPDFをデータ化し、RPAで基幹システムへ入力すれば、一連の入力作業を自動化可能です。
事務作業を効率化するメリットとは
事務作業の見直しによって、これまで定型業務に費やしていた時間や人手を、より重要な業務へ振り分けられます。ここでは、事務作業を効率化することで期待できる3つのメリットを解説します。
生産性が向上する
事務作業を効率化すると、同じ人数や時間でも、より多くの業務を処理できるようになります。データ入力や書類整理などの単純作業にかかる時間を減らせば、顧客対応や業務改善といった、より付加価値の高い業務に時間を充てられます。
また、確認や承認にかかる時間も短縮できれば、部門全体の業務スピードが高まり、顧客や社内からの依頼にも迅速な対応が可能です。
残業などのコスト削減につながる
事務作業を効率化すれば、データ入力や集計、確認などにかかる時間を短縮でき、残業時間の削減にもつながります。また、ペーパーレス化を進めることで、印刷費や郵送費、書類の保管費といった間接的なコストも抑えられます。
加えて、業務量が増えても既存の人員で対応できれば、追加採用や人員増強にかかるコストを抑えられます。ツールを導入する際は、導入費用だけでなく、削減できる作業時間や人件費も含めて費用対効果を判断することが重要です。
ヒューマンエラーを減らせる
事務作業を効率化することで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを削減しやすくなります。たとえば、関数やRPAを活用してデータ入力や転記などを自動化すれば、人が手作業で処理する工程が減るため、ミスの発生を抑えられます。
また、業務手順を標準化することで、担当者ごとの判断や作業方法のばらつきを抑えることも可能です。ただし、自動化の設定に誤りがあると同じミスが繰り返されるため、設定内容や処理結果を定期的に確認することも重要です。
事務作業の業務効率化・ペーパーレス化に役立つツールの種類
事務作業の効率化やペーパーレス化を進めるには、業務内容や目的に合ったツールを活用することが重要です。ここでは、事務作業の負担軽減に役立つ主なツールの種類を紹介します。
タスク管理やコラボレーションツール
タスク管理ツールを活用すると、業務の担当者や期限、優先順位、進捗状況をまとめて管理できます。チーム内でのタスク共有も可能なため、特定の担当者への業務の偏りや対応漏れを把握する際にも役立ちます。
また、コラボレーションツールを使えば、チャットやファイル共有、コメントなどを一元化でき、情報共有の効率化が可能です。導入する際は、自社の人数や業務フローに加え、現在利用しているシステムやツールとの連携性も確認することが大切です。
業務自動化に活用できるRPA
RPAは、パソコン上で人が行っている定型的な操作を、ソフトウェアロボットによって自動化するツールです。システムへのデータ入力や転記、ファイルのダウンロード、定型メールの送信など、手順が決まっている業務に活用できます。
また、夜間や休日にも処理できるため、大量の事務作業にも適しています。ただし、複雑な判断が必要な業務には向かないため、自動化する業務の選定が重要です。
紙をデータ化するペーパーレスツール
紙やPDFで受け取った請求書や注文書などは、OCRやAI-OCRを活用することで、記載された文字をデータ化できます。帳票の内容を一から手入力する負担を減らせるほか、データ化によって必要な情報を検索・共有しやすくなる点もメリットです。
さらに、AI-OCRとRPAを組み合わせれば、帳票の読み取りだけでなく、取得したデータを基幹システムへ入力する作業まで自動化できます。ただし、帳票の形式や文字の状態によって読み取り精度が異なるため、導入前に自社で使用している書類に対応できるか確認することが重要です。
自動化や文章作成に役立つAIツール
生成AIは、メールや資料の作成、文章の要約、アイデア出し、問い合わせ内容の整理など、幅広い事務作業に活用できます。定型的な文章作成だけでなく、文章の内容を分析して処理する非定型業務を支援できる点も特徴です。
また、AIとRPAを使い分けたり組み合わせたりすることで、文章やデータの処理からシステム操作まで効率化できる場合があります。各ツールとAIを連携することで、従来では難しかった作業の自動化も目指せます。
事務作業の業務効率化にはCELF Apps 基幹業務転記エージェント
紙やPDFの請求書・注文書は、AI-OCRを使えば文字情報をデータ化できます。しかし、読み取ったデータを会計・販売管理システムへ入力する作業まではAI-OCR単体で自動化できないため、転記の負担が残る場合があります。
一方、RPAはシステムへの入力を自動化できますが、単体では紙やPDFの帳票を読み取ることはできません。そこで有効なのが、AI-OCRとRPAを組み合わせ、帳票の読み取りからシステムへの入力まで自動化する方法です。
「CELF Apps 基幹業務転記エージェント」は、AI-OCRで帳票をデータ化し、RPAで会計・販売管理システムなどへ転記できます。お客様がお使いのシステムに合わせてカスタマイズして作るため、お客様の独自システムに対応ができるほか企業ごとの帳票やシステムに合わせたカスタマイズに加え、過去の伝票をもとに入力内容を予測・補完できる点も特徴です。
SCSKの試算では、年間8万件の伝票処理において、1件あたりの処理時間を15分から9分へ短縮し、年間8,000時間の削減が見込まれます。紙帳票の入力作業を効率化したい場合は、自社の業務に対応できるかSCSKへお問い合わせください。
事務作業の効率化は行動とツールの両面から目指そう
事務作業を効率化するには、タスクの優先順位付けや業務フローの見直しなど、日々の行動を改善することが大切です。一方、データ入力や転記といった定型業務は、RPAやAI-OCRなどのツールを活用することで、さらなる効率化を図れます。
特に、紙やPDFの帳票を扱う業務では、AI-OCRによるデータ化とRPAによる入力の自動化を組み合わせることが有効です。自社の業務に合った方法やツールを取り入れ、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減につなげてください。
