Excelは集計や計算などを行うためのアプリであり、業務においてさまざまな場面で活用されています。請求書などの作成だけでなく、在庫管理などの管理業務においても活用可能です。Excelを使えば煩雑になりやすい在庫管理の効率化も実現できるでしょう。
この記事では、Excelで在庫管理を行う際のポイントや、メリット・デメリットについて解説します。
Excel（エクセル）を使った在庫管理表の作り方
Excelで作成できる在庫管理表には「単票タイプ」「在庫移動表タイプ」の2種類があります。ここでは、それぞれのタイプごとの在庫管理表の作り方を解説します。
「単票タイプ」の表の作り方
単票タイプは、現場で使われる紙の吊り下げ票をExcel上で再現した管理方法です。A列に品番や商品名、日付を入力し、横方向に入庫数・出庫数・残数などの項目を設けて記録します。
残数欄には「前行の在庫数＋当日の入庫数－当日の出庫数」の数式を設定し、下方向へコピーして自動計算できるようにします。
単票タイプは構造がシンプルで、特定商品の入出庫履歴を時系列で把握しやすく、Excelに不慣れな方でも扱いやすい点が特徴です。一方で、商品ごとにシートを作成する必要があり、品目数が増えると全体の在庫状況を一覧で把握しにくい点がデメリットです。
「在庫移動表タイプ」の表の作り方
在庫移動表タイプは、1つのシート上にすべての商品の在庫状況を一覧で管理する方法です。表の横方向に品番や商品名、入庫数・出庫数などの項目を並べ、各商品の動きをまとめて記録します。
在庫数の欄には、単票タイプと同様に「前回残高＋入庫－出庫」で算出する数式を設定し、自動で残数が更新されるようにします。複数商品の在庫を一括で確認できるため、全体像を把握しやすいのが利点です。
ただし、商品数や管理期間が増えると表が大きくなり、運用が複雑になりやすい点には注意が必要です。
Excelでの在庫管理に使える関数
Excelで在庫管理を行う際には様々な関数を使用します。
在庫管理の運用方法によって、使用する関数の種類は増えますが、下記の3つの関数はどのような運用方法・管理表でも使用する、基本的な関数です。ぜひ覚えておきましょう。
| 関数名 | 用途 |
|---|---|
| VLOOKUP関数 | 検索条件に一致する値を返す関数です。製品のマスタ情報を他のシートに保持し、製品コードを元に名称を取得する際などに使用します。 |
| IF関数 | 設定した条件により、処理の内容を変化させる関数です。在庫の数に応じてセルの表示を変える処理などに使用します。 |
| SUMIF、SUMIFS関数 | SUM関数の発展形となる関数で、設定した条件に合致したもののみ数値を合計する関数です。一定期間内の累計の入庫数／出庫数などを求める際に使用します。 |
在庫管理をExcelで行う際のメリット
Excelを使って在庫管理をする場合のメリットとして、次の2つが挙げられます。
コストがあまりかからない
パソコンを使用して業務を遂行するにあたり、Excel・Word・PowerPointなどのOffice製品は必須ともいえます。コンピュータにはExcelを含むOffice製品が導入されている場合が多いでしょう。
Excelを使って在庫管理表を作成すれば、別途在庫管理のためのアプリを導入する必要がありません。表計算ソフトであるExcelは管理表などの作成にも向いているため、在庫管理をはじめとするさまざまな管理業務に活用されています。
なじみがあって使いやすい
前述の通りExcelを含むOffice製品はオフィスワークの必需品であり、多くの方がその操作に慣れています。Excelを使った在庫管理では、Excelの操作方法さえ知っていれば誰でも利用できます。
新規に在庫管理用のアプリを導入する場合、専用アプリの操作方法を覚える必要がありますが、Excelで作成すればその手間を省けるでしょう。
また、紙を使った在庫管理とは違い、データの入力・編集もカンタンに行える点もメリットの一つです。
在庫管理をExcelで行う際のデメリット
Excelで在庫管理をする場合、次に挙げる点には注意が必要です。メリットと併せて次のデメリットも理解した上で、在庫管理を進めるとよいでしょう。
複雑なデータ、膨大なデータには対応しづらい
Excelは扱えるデータの量に制限があります。Excel2019の場合は約100万行×16,000列であり、32bit版ではファイルサイズ2GBまでです。これだけ見ると大量のデータも扱えそうですが、データ量が多くなるほどExcelの処理は重くなります。
また、在庫管理表のなかで、複雑な処理を実施しているときも重くなりやすく、入力されるデータも複雑なものは処理しづらい傾向にあります。
そのため、Excelで在庫管理を行う場合には、複雑なデータや複雑な処理、膨大なデータを取り扱うことには向いていないといえるでしょう。
共同編集がしづらい場合がある
在庫管理は複数拠点でリアルタイムに作業を進めることも考えられますが、Excelで在庫管理表を作成した場合には共同編集がしづらい場合があります。Excelにも共同編集のための機能は存在していますが、データの整合性を保つための仕組みとしてはそこまでよくできたものではありません。
例えば、AさんとBさんが同じ項目を編集する場合、データの整合性を保つためにExcelファイルをロックして、片方が編集できない状態で編集を進める必要があります。そうすると誰かがファイルを開いている場合には編集できず、利便性が落ちます。
また、ファイルの保存場所も編集者同士で共有しておかなければならず、誤ってファイルを削除してしまうなどのリスクもあるため、共同編集はしづらいと思ってよいでしょう。
在庫管理専用ソフトと比べると機能が少ない
Excelは、在庫管理専用ソフトと比べると機能が充実していない可能性があります。
例えば、以下のような機能が不足しています。
- 入力データのチェック
- ハンディ端末やPOSレジとの連携による在庫とデータの同期
- 履歴管理機能
など
Excelだけを使用しての在庫管理には限界があるといえるでしょう。
Excelと同じ見た目と操作性「CELF」による在庫管理の活用事例
在庫管理業務にCELFを取り入れることで、使い慣れたExcelに近い操作感を保ちながら、業務をアプリとして構築できます。これにより、人手で行っていた作業の負担を軽減できます。
以下では、CELFの導入で在庫管理の効率化を実現した事例を紹介します。
株式会社ひだホテルプラザ：備品の在庫管理を効率化
株式会社ひだホテルプラザでは、食材や備品、リネン類の納品書や請求書の内容を複数システムへ手入力で転記する非効率な作業が常態化していました。在庫数の把握も人手集計に依存し、実在庫とのズレが生じる課題がありました。
そこでCELFを導入し、既存の販売管理・会計システムとデータ連携を行って、在庫管理の効率化を達成しています。さらにBrowserAccessを活用して現場から直接在庫入力できる仕組みを構築し、転記作業の大幅削減と在庫管理の精度を向上させています。
ホリテック株式会社：管理精度向上と作業時間削減を実現
ホリテック株式会社では、検査部門での受入・払出業務や作業日報を紙で記録し、その後Excelへ転記する多重入力が発生していました。月1,000ロット超の処理に加え、棚卸では数量差異も生じ、業務負荷と管理精度の両面が課題となっていたのです。
そこでCELFを導入し、タブレットやバーコード入力を活用した仕組みを構築した結果、受払業務の工数を約60％削減し、棚卸時間も大幅に短縮しました。正確なデータに基づく管理体制が評価され、取引先から表彰を受けるなど信頼向上にもつながっています。
鈴与商事株式会社：在庫管理業務を全面的にシステム化
鈴与商事株式会社では、ガス工事関連器具の受発注・在庫管理が手書き伝票や電話連絡に依存しており、在庫表への記入や納期確認などに多くの手間がかかっていました。そこでCELFを活用し、受発注から入出庫管理までを全面的にシステム化を行いました。
ダイレクトFAXや自動メール通知、バーコード管理を実装し、情報を一元化しています。これにより手書き・手入力作業を削減し、拠点間の連携強化を達成しました。
つばさホールディングス株式会社：システム開発未経験からの挑戦
つばさホールディングス株式会社では、IT部門が新設間もなく専門知識が十分でない中、グループ全体のDX推進が課題となっていました。そこでCELF DX講座を受講し、システム開発未経験ながらアプリの内製化に挑戦しました。
まずはグループ会社向けに、Excelで分散管理していた予算実績や車両管理を一元化するアプリを開発しています。現場の声を反映しながら改修を重ね、操作性を保ちつつ利便性を向上させています。
株式会社東急ストア：RPAを活用し生産性を向上
スーパーマーケットを展開する株式会社東急ストアでは、人手不足を背景に業務の生産性向上が急務となっていました。流通BMS対応などでシステム化を進めてきたものの、原価情報や取引先情報の入力など人手作業が残り、負荷軽減が課題でした。
そこでCELF RPAオプションを導入し、青果不良品対応業務の定型入力を自動化させました。約半年の検証を経て、本部作業時間の年間約1,000時間削減に成功しています。
Excel感覚で在庫管理アプリの開発ができる「CELF」
業務効率化ツールは数多くありますが、現場の担当者が主体となって導入しやすく、これまで使ってきたExcelの資産を活かせる点で注目されているのがCELFです。
CELFは、Excelライクな画面と操作性を備えたノーコードツールで、在庫管理をはじめとする業務をアプリ化できます。さらに、CELF RPAオプションを組み合わせることで、データ転記や定型入力といった手作業の自動化にも対応可能です。
CELFを活用した在庫管理の具体的な仕組みや運用イメージについては、以下のページで詳しく紹介しています。導入前に活用方法を確認したい方は、ぜひ参考にしてください。
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