経理業務・営業事務に生成AIを活用することで、業務の自動化・効率化が可能です。これによりヒューマンエラー（人的ミス）を減らすとともに、業務の精度を高めて生産性向上にもつながります。
本記事では、経理業務・営業事務における生成AIの活用事例を紹介します。
経理業務・営業事務における生成AIの活用とは？
経理業務や営業事務で発生する日々のデータ処理や定型作業は、生成AIの活用により作業の効率化やヒューマンエラーの削減が可能です。生成AIとは、文章・画像・音声などを自動で作り出す人工知能のことです。
ここでは、経理・営業事務で生成AIができることを解説します。
経理業務で生成AIができること
経理業務は繰り返し作業が多く、データ入力や請求書処理などに多くの時間を要します。生成AIを活用することで、これらの日常的な業務を自動化し、作業効率を大幅に向上させることが可能です。
AIは学習したデータやパターンを活用し、高速かつ正確な処理に優れており、次のような作業が得意です。
- 繰り返し業務の自動化
- 大量のデータ処理
- 画像の読み取り・データ化
- 財務レポート作成・文章要約・翻訳
- 決算の効率化
- ミスや不正取引の自動検出
さらに、生成AIによる自動処理はヒューマンエラーを減らすことにも期待でき、経理担当者はより戦略的な業務や分析に集中できるようになります。
営業事務で生成AIができること
営業事務でも、生成AIによる効率化が可能です。従来の自動化ツールでは対応が難しかった複雑な作業も、生成AIを活用することで効率的に処理できます。
具体的には、以下のような作業が可能です。
- 提携先へのメール文面の自動作成
- 営業資料・プレゼン作成の支援
- チャットボットによる問い合わせ対応の自動化
- 商談提案の自動化
- 議事録の音声認識・要約
- 受発注業務の効率化、自動化
生成AIの活用により、営業担当者は事務作業の負担を軽減でき、よりコアな業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
経理業務に生成AIを活用した5つの事例
経理では、生成AIを取り入れることで、これまで時間がかかっていた作業を大幅に効率化し、業務全体の流れをスムーズにできます。
ここでは、経理の実務で役立つ具体的な生成AI活用例を紹介します。
OCRによる請求書や領収書のデータ化
生成AIの導入により、OCRによる請求書や領収書のデータ化ができます。OCRとは、紙や画像に印刷された文字を読み取り、デジタルデータに変換する技術です。
OCR技術を活用することで、紙の請求書や領収書に記載された文字情報を自動で読み取れます。さらに生成AIと組み合わせれば、日付・金額・品目などの各項目を正確に認識し、デジタルデータとして整理・管理することが可能です。
その結果、手作業による入力ミスや作業時間を大幅に削減でき、経理業務の効率化と精度向上が実現します。
帳簿作成・仕訳業務の自動化
生成AIの活用により、入出金情報の分析や帳簿作成、仕訳業務を自動化できます。入金や出金の内容を生成AIが判断し、適切な勘定科目に自動で振り分けるため、手作業での入力や確認の手間を大幅に削減可能です。
仕訳作業にかかる時間を短縮できるため、担当者はより高度な分析や財務管理など、付加価値の高い業務に集中できます。
財務レポートの作成
生成AIでは、帳簿データや取引履歴など各種情報をもとに、財務レポート作成の自動化もできます。
財務レポートは、上層部に経営の状況を伝えるために欠かせない資料ですが、膨大な量の情報の整理には多くの時間を要します。これらの作業も生成AIに任せれば、作業にかかる時間と労力を大幅に削減できます。
生成AIは損益計算書や貸借対照表、キャッシュ・フロー計算書などを効率的に生成できるため、これまで手作業で行っていた集計や計算の手間を減らせるでしょう。
月次決算の効率化
生成AIの活用により、従来は数週間かかっていた月次決算の作業を大幅に効率化できます。帳簿の集計や仕訳確認、財務データの整理などを自動化することで、作業期間を日単位まで短縮可能です。
決算作業にかかる負担を削減し、経営判断に必要な業務により多くの時間を割けるようになるでしょう。
ミスや不正取引の自動検出
生成AIは、過去の経理データや取引パターンを学習することで、異常な動きや不正な取引を自動で検出できます。これにより、従来は人手で確認していた誤入力や不正行為を迅速に発見でき、経理業務の精度と信頼性を高めることが可能です。
また、リアルタイムでの監視や警告も行えるため、リスクの早期対応やコンプライアンス強化にも役立ちます。
営業事務に生成AIを活用した5つの事例
生成AIは、営業事務の幅広い業務で効率化や品質向上に貢献します。 日々の業務負担を減らし、作業の正確さやスピードを高めることが可能です。
ここでは、営業事務の現場で役立つ代表的な5つの活用事例を解説します。
メールの自動生成
営業事務では、定型的な返信や日程調整などのメール作成に生成AIを活用することで、大幅な時間短縮が可能です。
生成AIが下書きを自動で作成し、担当者は内容を確認・修正するだけで送信できるため、手作業での文章作成にかかる負担を軽減できます。
営業担当者は、より戦略的な業務や顧客対応に集中でき、業務効率化とコミュニケーションの質の向上を同時に実現できるでしょう。
問い合わせ対応の自動化
生成AIの導入により、問い合わせ対応も自動化できます。過去の問い合わせ履歴をAIに学習させることで、よくある質問とその回答パターンを自動で整理できます。これにより、基本的な問い合わせにはチャットボットが自動応答で対応でき、顧客対応の効率化が可能です。
さらに、社内からの問い合わせにも応用できるため、営業事務の負担を減らし、重要な業務に集中できる体制づくりに役立ちます。
受注業務の自動化
生成AIでは、受注業務の自動化も可能です。従来の受注フローでは、注文内容の確認やシステムへの入力を手作業で行うことが多く、入力ミスや確認漏れ、処理の遅れが発生しやすい点が課題となっています。さらに、メール・FAX・電話といった複数の方法で注文が届くと情報が分散し、担当者の負担が増えるうえ、納期回答や在庫確認に時間がかかるケースも少なくありません。人員不足や繁忙期の際には対応が追いつかず、顧客満足度の低下につながるケースもあるでしょう。
このような課題に対して、生成AIは効果的な解決策となります。メールや問い合わせフォームから届いた注文内容をAIが自動で読み取り、システムへ登録することが可能です。
また、PDFの注文書をOCRと組み合わせてデータ化し、AIが内容の確認や在庫の不足情報をチェックする仕組みを構築できます。さらに、在庫管理や請求書発行システムと連携することで、確認作業や入力ミスを減らし、受注処理をよりスムーズにできるでしょう。
商談提案を自動化
生成AIの活用により、商談中の音声を解析してデータ化・可視化が可能です。会話内容を定量的に評価・分析することで、商談の流れや顧客の反応を客観的に把握できます。
さらに、このデータをもとに次回の商談に向けた振り返りや改善策を提案できるため、営業担当者はより効果的な提案や戦略立案ができるようになるでしょう。
議事録を音声認識・AIで要約
生成AIの導入により、議事録の作成も効率化できます。音声認識技術を用いて会議の会話を自動でテキスト化し、生成AIがそのテキストを整理・要約することで、短時間で正確な議事録の作成が可能です。
その結果、従来の手作業による文字起こしや要点整理の手間を大幅に削減し、会議後すぐに関係者と内容を共有したり、次のアクションに迅速に移行したりできるでしょう。
経理・営業事務に生成AIを簡単に導入できる「CELF AI」
経理業務・営業事務に生成AIの導入を検討している方におすすめなのが、「CELF
AI」です。CELF AIであれば、生成AIを組み込んだアプリを自分で簡単に作れます。
ここでは、生成AIを簡単に導入できるCELF AIを紹介します。
CELF AIとは
CELF AIは、ノーコードで業務アプリを作れるCELFのオプションサービスです。CELFでは
Excelに似た操作性で業務アプリを作れるため、業務効率化を実現します。
オプションによりCELF AIを活用すれば、表計算機能と生成AIを組み合わせ、経理業務・営業事務にAIを組み込むことが可能です。データ加工から集計・分析まで、いつもの業務フローをワンストップで自動化できます。
CELF AIの活用事例
CELF AIを導入すると、経理業務・営業事務において次のような活用ができます。
経理業務
経理業務では、請求書処理や経費精算に活用できます。
請求書や領収書、レシートのPDFをOCRで読み取り、内容を自動的にデジタル化できます。さらに、AIが各項目を適切な勘定科目に仕訳し、会計システムと連携を行えば、自動転記も可能です。
これにより、手作業での入力や確認の負担を大幅に軽減でき、作業効率と精度の向上につながります。
営業事務
営業事務では、受注業務の注文書処理から会計システム登録までワンストップで自動化ができます。
まず、注文書や申込書のPDFをOCRで読み取り、内容を自動的にデジタル化できます。さらにAIが企業名や商品名などの情報をもとに、必要な企業ID・商品IDを推測して付与し、会計システムへの登録に必要なデータを自動で整備します。整備されたデータは、そのまま会計システムへ自動連携（API連携もしくはRPA）され、転記作業も不要になります。
これにより、手作業による入力や確認作業を大幅に削減でき、業務効率の向上とミスの防止軽減に大きく貢献できます。
その他、CELF AIを業務に活用した実際の事例について、2つ紹介します。
【RAG（検索拡張生成）を活用した問い合わせメール自動作成】
写真館向けに、デジタル画像処理およびプリントサービスを提供する会社の事例です。
同社では、撮影内容の確認や再閲覧依頼などの問い合わせを頻繁に受けるものの、写真館でなければ対応が難しいことが多く、案内業務に多くの工数がかかっていました。
そこで、CELF AIで管理する得意先一覧や問い合わせ履歴を活用し、AIが撮影元の特定や連絡先抽出、過去対応を参考にした案内文の自動生成を行う仕組みを構築しました。これにより、対応時間を大幅に短縮し、業務効率化と顧客満足度向上を実現しています。
【満足度アンケートをOCRで集計】
ホテルを経営する会社では、宿泊客から回収する手書きアンケートの入力作業に多くの時間がかかり、スタッフの負担となっていました。
そこで、CELF AIのOCR機能を活用し、アンケートをPDF化して自動で文字認識・データ化する仕組みを導入しました。
その結果、蓄積されたデータは時系列で分析可能となり、顧客の傾向やニーズを把握できるようになります。さらに、集計・分析もワンストップで対応でき、作業時間削減と業務効率化、迅速なサービスを可能にしました。
生成AIで経理・営業事務を効率化しよう
生成AIを導入することで、経理業務や営業事務など、さまざまな業務フローを効率化できます。
経理分野では、領収書・請求書のOCR読み取りから、仕訳の自動化、会計システムへの自動転記、さらには財務レポートの作成まで、幅広い業務で自動化が可能です。
営業事務では、注文書・申込書のデータ化、会計システムへの転記、メール作成、問い合わせ対応、商談記録や顧客分析などの事例をAIがサポートし、作業時間の短縮と精度向上を実現します。
生成AIの活用で担当者は重要業務に集中でき、業績アップと顧客満足度の向上につなげられるでしょう。
