RPAはさまざまな業界で導入されており、定型業務やデータ処理・収集・分析業務などを効率化します。
本記事では、RPAの導入事例や失敗事例、RPAに向いている業務・向いていない業務などを解説します。RPAの導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。
RPAに向いている業務・向いていない業務
RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略語で、ソフトウェアロボットによって業務を自動化するツールのことです。これまでパソコンを使用して人が行っていた定型業務を、ソフトウェアロボットが代替し自動化するツールを指します。
ここでは、RPAに向いている業務と向いていない業務を解説します。
RPAに向いている業務
RPAに向いている業務がある一方で、RPA化が向いていないといえる業務の例は、以下の通りです。
- 定型業務
- データ処理・分析
- データ収集・加工
- 複数のアプリケーション間をまたいだ業務
- 問い合わせ業務
ルールやフローが決まっている定型業務は、RPA化が向いています。具体的には、「経費処理」「伝票処理」「決算報告書作成」などが該当します。また、「顧客情報の入力」「データ抽出」などのデータ処理や分析、Web上のニュースなどのデータ収集もRPAでの自動化が可能です。
「データの基幹システムへの登録」「受信したメール内容のExcelへの転記」などの複数のアプリケーションをまたいだ業務も、RPAが得意とする業務の一つです。さらに、よくある問い合わせへの対応はRPAが自動返信を行い、人間でしか判断できない案件のみを担当者につなげる設定にできます。
このようなRPAの活用によって、少ない人員で効率的に業務を遂行できるようになるでしょう。
RPAに向いていない業務
RPAに向いている業務がある一方で、RPA化が向いていない業務といえるのは、以下のような業務といえるでしょう。
- 例外が発生する業務
- 判断が求められる業務
- 複雑な処理が生じる業務
- ルール変更がある業務
- パソコン上で完結しない業務
RPA化が向いている「定型業務」の対極にある業務は、RPA化をしてもあまり意味がないでしょう。
つまり、頻繁に例外が発生したり、明確な判断基準がなく、その都度判断が求められたりする業務についてはRPAの活用は困難です。例えば、「顧客によって処理方法を変えなければならない業務」や「複数部門との調整が必要なプロジェクト管理」などは、RPA化に向いていません。
また、頻繁にルール変更が生じる業務も、RPA化との相性はよくありません。些細な変更であっても、作成したソフトウェアロボットの設定を変えなければならないためです。変更がある度に業務をストップさせる必要があり、手動で対応したほうが早く終わる可能性があります。
そのほか、パソコン上で完結せず、作業フローに1つでも物理的な操作が含まれている業務も、RPAを活用することは困難です。例えば、「ボタンを押す」「デバイスを接続する」といった操作が必要な業務については、手動で対応する必要があります。
【部門別】RPAの活用事例
RPAは経理・人事・営業・総務など、さまざまな部門で活用が進んでいます。ここでは部門別の具体的な業務例を紹介し、自社のどの業務が自動化できるのかをイメージできるよう整理します。
経理部門｜売上・経費の集計業務など
経理部門では、「売掛・入金業務」や「買掛・支払業務」をはじめとして、「交通費確認業務」など定型業務が多く、RPA業務との親和性が高いといえるでしょう。
売掛・入金業務では消込処理や会計ソフトへ仕訳入力する作業を、買掛・支払業務では買掛金の処理業務や支払作業の効率化などについて、RPA化が可能です。また、経費精算のためのデータ突合や仕訳入力などもRPAを活用できる業務です。
人事労務部門｜勤怠管理業務など
人事労務部門の「勤怠管理業務」や「給与計算業務」、「採用管理業務」も、RPAによる自動化ができます。
勤怠データの自動収集や勤怠レポートの自動生成、給与計算の自動化、応募者データの入力と管理などは、RPAを活用することで効率化が可能です。
営業部門｜見積作成、営業管理など
営業部門では、「見積作成業務」や「営業管理業務」、「売上情報の集計業務」などに、RPAを活用できます。
見積作成業務ではRPAの活用により、取引先への見積金額が入ったシステムから、自動的にデータをExcelに移し、取引先にメール送付を行います。またRPA化により、受注管理システムに入っている受注情報を自動的にデータベースに取り込み、関連部門にメール送信することが可能です。
総務部門｜反社チェック、書類作成業務など
総務部門ではRPAを活用することで「反社チェック業務」や「定期的な書類作成」の工数削減を図れます。
反社チェックは、インターネット検索や手作業での与信調査、登記情報調査などでも対応できます。しかし、毎月膨大な件数を調査する必要があるだけでなく、継続的に行わなければなりません。RPAツールを使えば、これらのチェック業務を自動化できます。
また、総務部門で定期的に作成する報告書についても、定型的な内容については資料作成の自動化で工数を減らせるでしょう。
全部門｜日報作成・提出など
日報の作成も、RPAで自動化できます。例えば、RPAとチャットボットなどの連携により、日報を自動作成できる仕組みの構築が可能です。従業員がチャットの質問に答えた内容がそのまま業務報告になり、クラウド上にアップされます。スマホ上のアプリケーションで操作ができるため、日報を書くためにわざわざ会社に戻る必要がありません。
このようにRPAを活用すれば、さまざまな部門の業務の自動化が可能です。
「CELF」なら、プログラミングの知識がなくても、簡単に業務効率化を実現できるアプリを作成できます。お手頃価格で業務改善を始めたいなら、CELFの活用をご検討ください。
RPAの企業への導入事例
RPAは業種や規模を問わず、多くの企業で導入が進んでいます。本章では、実際に業務効率化や工数削減を実現した企業事例を10社紹介し、課題に対してRPAを活用した成果を解説します。
株式会社東急ストア
東急ストアは、東急グループの生活サービス事業としてスーパーマーケットを営む会社です。
東急ストアではほかのスーパーマーケットと同様に、人手不足の問題を抱えており、そのなかでどのように業務効率化を図るかが大きな課題でした。とくに、青果不良品のクレーム対応に関わる作業が大きな負担となっていましたが、SCSKの「CELF RPAオプション」を導入することで、年間で約1,000時間の作業削減を実現します。その結果、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになりました。
参考：株式会社東急ストア 様｜お客様事例｜PickUP ソリューション｜SCSK株式会社
アイリンクス株式会社
総合通販売会社のアイリンクス株式会社では、通販業務での注文データの入力や転記作業に多くの手間がかかることが課題でした。そこで「CELF RPAオプション」を導入し、顧客別平均単価を自動で算出するアプリを作成します。これまで30分かかっていた業務がわずか4分で完了し、人的ミスも削減できました。
ニップンドーナツ株式会社
ニップンドーナツ株式会社は、ミスタードーナツと築地銀だこのフランチャイズ事業を展開する飲食店経営会社です。同社の管理部における課題は、人員が減っていくなか、手作業による事務作業が多く、非効率であることでした。
SCSKの「CELF RPAオプション」を導入した結果、これまで手作業で時間がかかっていた売上報告も自動処理で瞬時に完了するようになり、1日3時間ほどの時短を実現しています。
有限会社近藤酢店
老舗酢メーカーの近藤酢店では、受注伝票や請求書の手書き処理が中心で、転記ミスや手戻りが頻発していました。そこでDocuWorksとCELFを活用し、納品書のFAX送信を自動化しました。
また、同時並行で商奉行のデータを加工し、ワンクリックで正確に送信できる仕組みも構築しています。その結果、1日あたり約1時間の工数削減と送信ミスの防止を実現し、業務効率と心理的負担の双方を大きく改善しています。
秋田県立大学
秋田県立大学では、紙ベースで行っていた施設予約業務の非効率を解消するため、「CELF」を導入しました。職員主導の業務改善プロジェクトを立ち上げ、Google Formsと連携した施設予約アプリをわずか1日で開発しています。
これにより、申請・承認・スケジュール登録をデジタル化し、学生・職員双方の手間を削減しました。現在は他業務への横展開も進め、学内のDX推進を加速させています。
株式会社群馬農協電算センター
JAグループ群馬のIT基盤を支える群馬農協電算センターでは、総務部門の長時間労働が常態化していました。売掛金・買掛金をExcelで管理していたため、決算時の確認作業に大きな負荷がかかっていたのです。
そこでCELFを導入し、ノーコードで売掛買掛管理システムを開発しました。各部署が直接データ登録できる仕組みを構築し、帳票出力や会計連携まで自動化しています。
これにより総務の事務負担を大幅に軽減しています。
スバル興産株式会社
SUBARUグループ企業のスバル興産では、専門性の高い業務が各部署に分散し、特定担当者に依存しやすい体制が課題となっていました。これを解消するため、若手・中堅社員を中心に業務改善プロジェクトを発足し、CELFを活用した内製化に取り組みました。
Excelで個別管理していた台帳の統合や申請フローの仕組み化、定型作業の自動化を段階的に進め、現在は12の業務アプリが稼働しています。これにより、業務の標準化と生産性向上の両立を実現しています。
水島機工株式会社
自動車部品製造を手がける水島機工では、受注データの基幹システム入力に1日約4時間を要していました。JNX、Webサイト、メール添付など複数経路から届くデータを手作業で処理していたためです。
そこでCELFとRPAを活用し、データ取得からマッピング、基幹システム連携、帳票出力までを自動化した結果、作業時間を約2時間に削減しました。現在は全社へ活用を拡大し、間接業務の効率化を推進しています。
極東開発工業株式会社
特装車メーカーの極東開発工業では、200社以上の取引先から届く請求書の確認業務が大きな負担となっていました。郵送対応や到着確認、承認状況のチェックに多くの時間を要していたため、CELFのRPA機能を活用し、請求書公開・承認確認・電子保存までを自動化しました。
その結果、1人あたり月約20時間の工数削減を実現し、確認作業や催促対応のストレスも大幅に軽減しています。
株式会社伊東商会
産業機械の専門商社である伊東商会では、顧客ごとに異なる「100社100通り」の業務フローが存在し、標準化や可視化が進まず、人的ミスも課題となっていました。
そこでRPAによる自動化を前提に業務プロセスを見直し、CELFを導入しました。
これにより、仕入先EDIへの発注入力を自動化し、工数削減と品質向上を実現しています。さらに外注業務の効率化により月約40万円のコスト削減にも成功し、全社的な業務改革へと発展しています。
RPA導入の失敗事例と失敗する原因
RPAツールを導入しても、思うような効果が得られないこともあります。あらかじめ失敗事例を把握しておくことで、自社でも同じような事態に陥ることを防げるでしょう。RPAの代表的な失敗事例は、以下のとおりです。
- RPAツールを十分に活用しきれない
- メンテナンスに対応しきれない
- 業務がブラックボックス化する
それぞれの内容を見ていきましょう。
RPAツールを十分に活用しきれない
RPAツールを導入しても、現場で十分に活用しきれないと、次第に手作業に逆戻りしていく事態に陥りかねません。例えば、判断が求められる業務や定型業務が少ない部門では、RPAを導入してもメリットは少ないでしょう。
また、長時間労働が課題の部署において、その原因が「判断に時間を要する」ことである場合、業務効率化を目的にRPAツールを導入しても問題解決には至りません。RPAを導入して成果を期待できるのは、RPAと相性のよい業務を行う部門・部署であることを知っておきましょう。
メンテナンスに対応しきれない
RPAはソフトウェアロボットであり、導入後も定期的に連携ソフトのアップデートやメンテナンスが必要です。このようなメンテナンスに対応しきれなくなることも珍しくありません。
また、業務フローや作業内容に変更があったときも、ロボットのシナリオの更新を行わなければなりません。その都度リソースが割かれてしまうことを理由に、使用の継続を見送らざるを得なくなるケースも散見されます。
業務がブラックボックス化する
業務がブラックボックス化してしまい、RPAの活用がうまくいかなくなるケースです。RPAで自動化した設定や業務の内容の詳細について、RPA運用の担当者しか把握していないという状況も起こりえます。
担当者が交代した場合、後任者が設定変更やメンテナンスなどに対応しきれず、使用を止めてしまうこともあります。
RPAを導入する際のポイント
RPAを導入する際に押さえておきたいポイントは、以下の3点です。
- 導入前に自動化する業務を整理しておく
- 順序立てて自動化をしていく
- 管理する体制を整えておく
それぞれの内容を解説します。
導入前に自動化する業務を整理しておく
はじめからあらゆる業務にRPAを導入しようとすると、混乱を引き起こしかねません。導入前に、自動化する業務を整理しておくことが大切です。
事前に日々の業務の棚卸しを行い、RPAとの相性がよく、かつ自動化をするのが望ましい業務を洗い出しておきましょう。
順序立てて自動化をしていく
RPAを導入する際は、順序立てを行いながらスモールスタートで始めることが理想です。すべての業務を自動化しようとすると、シナリオ作成が複雑になるリスクがあります。
その結果、導入まで時間がかかる、導入後に頻繁にエラーが発生するといった状況に陥りやすくなります。まずは一部の業務から自動化をスタートさせ、社内にノウハウを蓄積しながら徐々に対象業務を広げていきましょう。
管理する体制を整えておく
RPAの導入にあたって、社内にしっかりと管理する体制を整えておくこともポイントです。管理・運用体制に不備があると、導入後のメンテナンスなどがうまくいかず、業務がストップしてしまうリスクがあります。
したがって、社内にRPA導入プロジェクトを立ち上げ、実際にRPAツールを運用する部門の担当者を中心に、適切なメンバーを選出することが望ましいでしょう。
RPAの導入事例を参考に自社での活用を検討しよう
RPA導入を成功させるには、まず日々の業務を棚卸しし、自動化に適した業務を見極めることが重要です。ルールが明確な定型業務や、複数システム間のデータ転記・集計作業などは、特に効果を発揮しやすい領域といえます。一方で、例外対応や高度な判断が求められる業務は慎重な検討が必要です。
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CELF RPAの特長や具体的な導入メリット、活用事例については、以下のページで詳しく紹介しています。導入イメージを具体化したい方は、ぜひご確認ください。
CELF RPAの詳細についてはこちら
