少数精鋭で業務改善・作業効率化を目指し案件定義を策定
CELF RPAで1日3時間の時短と働き方改革の実現に成功

ニップンドーナツ株式会社

業種: フードサービス産業

対象部署: 管理部

対象業務: 管理部データ(店舗管理・人事・総務・営業部)

店舗運営担当から管理部へ、手作業からシステム化へと模索する日々

ニップンドーナツ株式会社 管理部 部長 喜多 元樹 様
ニップンドーナツ株式会社
管理部 部長
喜多 元樹 様

東京都渋谷区に本社をおくニップンドーナツ株式会社は、すべてのお客さまにご満足いただける商品とサービスを提供できるお店づくりをモットーに、昭和47年日本製粉株式会社の子会社として設立。株式会社ダスキン、株式会社ホットランドとのフランチャイズ契約により、現在は、「ミスタードーナツショップ」19店舗、「築地銀だこ」4店舗を展開している。フードサービス産業は人手不足や原材料の価格高騰などで取り巻く環境は大きく変わりつつあり、同社も同様な問題の渦中において、手作業が多い事務作業に限界を感じていた。
「元はドーナツショップの店長を任されていましたが、マネージャー職3年ののち本社管理部に異動になりました。管理部の業務内容は多岐にわたり、営業サポート・経理・総務関係など、給与、税金、労働時間管理、就業規則なども担当しています。異動後の4年間で人員が減っていく中、手作業が多い事務作業に限界を感じ、時短や働き方改革のために「できること」を模索する日々でした。まず、第一の問題は手作業による事務処理が多く、システムがほとんどなかったこと、非効率な業務が目立ちました」(ニップンドーナツ 管理部部長 喜多氏)
店舗担当時は、売上やスタッフの勤怠をExcelで管理していたが、それ以外でIT・システム的な知識はほとんどなく「業務改善」「システム化」といっても、何をどうしたらいいか悩む日々だったと喜多氏は振り返る。そんな中、マクロやVBA、プログラムなど幅広い知識を持つ管理部マネジャの鍵原氏よりITについて様々にレクチャーを受ける中で、少しずつシステム改革への青写真がみえてくる。
「システムについて学ぶうちに「できること」が沢山あると気づき、実現したい内容も具体的にみえてきました」(喜多氏)

コストも要件定義も満たすCELF RPAとITフェアで運命の出会い

ニップンドーナツ株式会社 管理部 マネジャ 鍵原 明人 様
ニップンドーナツ株式会社
管理部 マネジャ
鍵原 明人 様

業務改革のため業務フロー自動化を目指しRPA導入を検討していた両氏は、ふと訪れたITフェアでCELFとの運命の出会いを果たす。
「RPAを探す目的で色々みてまわる中、偶然CELFをみかけました。他社製品は高価なものが多く驚くばかりでしたが、CELFは費用対効果的に期待がもてました。しかしながら、当初は本当にこの価格で導入できるのかと半信半疑でした」(管理部マネジャ 鍵原氏)
そこで「30日間無料トライアル」に申し込み、CELFミニセミナーにも参加。トライアル期間中に5つアプリを作成した後は、かなり早いスピードでCELFの導入を決定した。
「業務のシステム化はまず「何がしたいか」の要件定義策定が難しいですが、CELFは具体的にイメージできました」(鍵原氏)
店舗運営時の経験から「無駄が大嫌い」で、常に「いかに業務を効率的に処理するか」を考えていたという喜多氏も、Excelと同等の使いやすさとコスト面両方で期待が持てたと語る。
「キャラクターにも親しみが持てましたし、鍵原氏からの薦めもありすぐにトライアルに入りました。セミナーにも参加し、SCSKスタッフの方から様々にトレーニングを受けるうちに次第にイメージができました。他社の製品も比較検討しましたが、CELFは価格と使いやすさが際立ち「これならいける」と確信しました。トライアル期間中に制作したアプリは、現在も稼働しています」(喜多氏)

1日3時間もの時短を実現 スケジューリングや業務もスムーズに

ップンドーナツ株式会社 管理部 岡田 佳世 様
ニップンドーナツ株式会社
管理部
岡田 佳世 様

CELF導入について、喜多氏、鍵原氏、それぞれにご意見を伺った。
「CELF導入以前は、売上報告ひとつとっても、まず、基幹システムから各店舗のデータを都道府県毎に画面を開きなおしながらCSVにダウンロードし、Excelに手入力後ファイルをPDF化、それを印刷し各店舗に配信という作業をしていました。全てにおいて時間のかかる業務でしたが、現在は全てCELF RPAによる自動処理で瞬時に完了します。おおむね1日3時間ほどの時短になり、おかげで以前はできなかった「把握すべきデータ」の確認や、営業担当者へのサポートもできています。開発については、当初はCELFの機能を全て使わなければと思っていましたが、シンプルな構成でいいと気づく他、スピーディーさの重要性も学びました」(喜多氏)
「CELF RPAの導入によりデータの確認がしやすくなった他、RPAは常に同じ時刻に開始・終了するため、人間(自分)のスケジューリングも容易になり、結果的に仕事がスムーズになりました。CELFにいくつかの改善要望はあるものの、導入のしやすさ、これだけの問題を解決できたことは非常に満足しています」(鍵原氏)
CELFの新しいバージョン(CELF 3.0)から新規開発を担当するという管理部の岡田氏からは、安心の声があがった。
「実際にCELFをさわってみて既存アプリを壊してしまわないか心配でしたが、そんなに怖がらなくても大丈夫という印象です。現在は店舗売上報告をCELF化できないか新バージョンのCELF 3.0で検証していますが、(新バージョンCELF 3.0では、ExcelファイルがそのままCELFアプリに変換できる機能が追加される)Excelファイルが読み込めない等のトラブルは今のところありません」(管理部 岡田氏)

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ITに詳しくなくても出来るCELF働き方改革は自らの努力で

CELF RPA導入から半年ほど経過した現在、喜多氏はこう振り返る。
「導入当初はIT用語すらわからず、悩み、夢にCELFがでてくることもありました。しかし、様々なサポートと、CELFで(業務改革を)やってやろう精神で乗り切りました、今後も更なる業務改善を推進し続けます」(喜多氏)
現在何かCELFでお困りごとはありませんか、の問いに対し「RPA稼働中にマシンをさわる人がいると、自動処理がストップすること」などの回答に笑いが漏れるシーンも。導入初期はエラーでシステムが停止することもあったが、現在はエラー通知受信用に購入したモバイルPCが不要なほど、動作は安定していると語る。
また、CELF導入を検討中の企業の皆様へのメッセージとして、次のような力強い言葉を頂いた。
「システムに詳しくない私でもCELFでアプリが作れました。もともとは子ども向けのプログラミングソフトが原型だそうで、ITに詳しくない方でも理解できると思います。本当の働き方改革は自らの努力で可能になります。」(喜多氏)
店舗運営で育んだ「無駄をなくす」精神は、管理部での業務改善にも浸透しているようだ。さらなる業務改革を狙う喜多氏からは、CELFでシームレスな業務フローを実現した自信の程がうかがえた。

企業情報

企業名ニップンドーナツ株式会社
業務内容
    飲食店の経営