400件以上の関連データをCELFで一元管理
手作業の自動化でデータフローに無駄がなくなり、業務効率化・作業時間の短縮を実現

税理士法人NAVIS

業種: 専門・技術サービス

対象部署: 株式会社相続想(相続手続支援センター青森)

対象業務: 相続手続支援

案件の増加に伴い、ExcelやAccessではデータ処理がおいつかなくなった

青森県にある税理士法人NAVIS(以下NAVIS)は、税理士による多種多様な税務サービスを提供している税理士事務所で、確定申告・年末調整・月次に発生する税務処理業務のほか、税理士による税務相談、なかでも相続・贈与・事業継承に関する税務相談が強みとなっている。この他、経営支援をする「株式会社 若山経営」相続手続き問題に特化した「株式会社相続想」含めた3社でグループ経営をおこなっている。

税理士法人NAVIS 経営支援室 戦略情報課 佐藤 圭 様
税理士法人NAVIS
経営支援室 戦略情報課
佐藤 圭 様

拠点開設当初は、ExcelやAccessで構築したデータベースに顧客情報を手入力していたが、案件の増加によるデータ増により人的作業では処理能力が追い付かなくなってしまった。
「『相続手続き支援センター』に加盟し青森での拠点をかまえた半年後には、相続業務に関する新しい顧客情報データベース構築が急務となりました。案件の増加に伴い、あっという間にExcelやAccessではデータ処理が追いつかなくなったためです」(NAVIS 佐藤氏)
さらには、ファイルの数もデータ容量も膨れ上がり、管理の問題も深刻化。これらの問題を解決し各担当者でデータベースを共有・同時に作業が可能でセキュリティも堅牢なシステムの導入が急務となった。まず、最初に検討したのがパッケージソフトやVBA・JavaScript等での独自システム構築だったが、既存のパッケージソフトではシステム要件に見合ったカスタマイズができないと判断、独自システムでは製造者でないと修正ができないなど「属人化」による問題の懸念により断念。コストやユーザビリティ、安全性なども含め様々に模索していたと語る。

CELFを導入する一番のメリットは、思った通りのシステムが作れること

株式会社テクノル 営業本部IT推進課 課長 塚本 剛 様
株式会社テクノル
営業本部IT推進課 課長
塚本 剛 様

そんな中最終的にたどり着いたのが、株式会社テクノル塚本氏より紹介を受けたCELFだった。
「NAVIS様が戦略支援ソフト『戦略ナビ』(開発元:株式会社若山経営)のご提案で弊社に来社された際、同時に業務システムについてのご相談も受けました。ご要望にマッチしていたためCELFをご紹介したところ、すぐに良い反応をいただけました」(株式会社テクノル塚本氏)
CELFは、システムを作るのも修正も『スクラッチ』(MITメディアラボで開発された子ども向けプログラム学習ソフト)のように簡単で、誰にでも操作できるのも魅力だったと佐藤氏は振り返る。CELFも含め様々なシステムを比較検討した結果、見た目も操作性もExcelに類似しているため、業務フローが途絶えることなく移行できるCELFの導入を決定した。
「他のクラウドサービスやパッケージも検討しましたが、弊社が抱えている問題を解決できるものはCELFしかありませんでした。CELF導入の一番のメリットは思った通りのシステムが作れることです。

30日間の無料トライアル時や実際に導入する際も、パートナー企業・株式会社テクノル様はじめ、SCSKからの丁寧なサポートとフォローで問題なくアプリを開発できました。遠方(東京―青森)ですが、技術担当者のスカイプによる対応もあり、十分納得してから導入することができました」(佐藤氏)

CELFアプリケーション画面の初回登録受付画面。CELFで作成した初回登録受付表(新規登録表)の画面です。ここから様々な顧客データを登録(入力)し、項目別に集計します。左下のボタンから、集計された項目ごとのデータが確認できます。

400件以上の関連データを一元管理できる業務システムをCELFで構築

佐藤氏がまず取り組んだのが、400件を超える顧客の様々な項目のデータを、各担当者が同時に入力も修正も可能な顧客情報データベース『相続手続き支援業務システム』の構築だった。
項目ごとにExcelやAccessファイルでデータベース化していたものをCELFでアプリ化、電話やホームページからの問い合わせに対し、受付入力フォームから財産目録・相関図など顧客データを入力し、全てすべてのデータを項目ごとに一元管理、これにより各担当者はデータを最新の状態で確認でき、修正も同時に反映されるようになった。ひとつのアプリで多種多様なデータを一元管理できるため、データファイルが散乱することも個別ファイルを都度探す必要もなくなり、加えて、Excel ・Access ではドロップダウンリストなど設定を追加・変更する際はすべてのファイルでの修正が必要だったが、CELFでは一か所の修正が全データに反映されるためデータ不整合も解消した。
このシステムを利用し、算出したデータをExcelにエクスポート、見積書、相関図、予定表などへ帳票出力「相続手続支援センター」本部に提出する報告書も自動作成できるなど、データフローに無駄がなくなり業務の流れがスムーズに。さらには、ファイルデータをもとに税理士や社労士などの担当士業に対し案件の振り分けをしていたが、目標値を算定しながらの担当策定が可能になり、業務負担も軽減された。
「こうした一連の作業を実現できる仕組み作りは、CELF以外ではできませんでした。CELFでアプリを作るようになり、私自身、業務フローの考え方にも(良い)変化があったと思います」(佐藤氏)

税理士法人NAVIS様のCELF導入事例前後の業務フローの流れ

CELFは企業の働き方改革に、ひいては地域全体の発展にもつながります

NAVISでは、現在自社グループ内で8件のCELFアプリを作成・稼働させているが、経営支援の観点から他社への導入支援にも力を入れている。担当した佐藤氏は、CELF導入による効果を次のように話す。
「CELFをご紹介するとそのユーザビリティに皆さん一様に驚かれ、すぐに導入を検討されるケースもあります。CELFの知名度は今現在はそれほど高くありませんが、システムやITに詳しくないユーザーにも理解しやすいですし、使い方も簡単です。社労士、税理士などの士業以外、青森県内の他業種の企業にも十分需要があると考えられます。
導入支援をしたとある企業からは、CELFで半日分の作業が一瞬で終わるようになり、業務の効率化・作業時間の大幅な短縮につながったとの報告がありました。企業にCELFを導入することにより働き方改革、ひいては地域全体の発展にもつながると思います」(佐藤氏)
今後も自社のみならず、他社への導入支援や勉強会も積極的に実施する予定だと話す佐藤氏からは、CELFによる働き方改革への期待の高さが伺われた。CELFが青森で業務アプリのスタンダードになる日を期待したい。

企業情報

企業名税理士法人NAVIS
業務内容
    ・各種税務申告代行業務、各種届出書の作成
    ・月次税務監査
    ・相続対策及び事業承継指導
    ・公益法人の運営支援及び許認可手続き
    ・月次決算指導及びアウトソーシング

導入事例