販売促進の予算をCELFで一元管理
部門を跨いだ活用プロジェクトで業務プロセスの重複をなくし、時間を短縮
トヨタモビリティパーツ株式会社
業種： マーケティング
対象部署： 製造・営業・統括部門
対象業務： データ加工・入力業務・予算管理
販売促進業務の予算管理や入力作業が課題に
トヨタモビリティパーツ株式会社は、安全・快適にクルマをお使いいただくために、修理部品や用品を企画・販売しお届けする会社として設立され、トヨタ第二純正部用品の商品企画・卸売、ナショナルブランドの部用品の卸売、全国で約90店舗を展開するカー用品店「ジェームス」の小売り事業などを主力事業としている。
トヨタ自動車（株）本体とは別の組織形態を採ることで、アフターマーケットにおいて刻々と変化する消費者のニーズを的確に捉え、タイムリーに売れる商品を企画・販売することが、トヨタグループ内における同社の役割である。しかし、ビジネスが拡大するにつれて、また、個性化・多様化するニーズに応える度に業務が複雑化し、人手による入力作業の多い業務プロセスの改善と、複数部門に渡るデータ管理をスムーズにできないかという悩みを抱えていた。データ管理の統括をするトヨタ業務部 事業企画室の室長江﨑氏、担当の江良氏は次のように話す。
江良 夢香様
「当部門の大きな業務として、販売促進施策の予算管理があります。今までは各々の施策担当部署で経費入力を行い、それを事業企画室で集計・管理をしておりました。しかし、人手による対応のため、作業に時間がかかり、人的ミスも発生していました。また、関係部署の統合データを作成するのに時間がかかる、エクセルのためデータが壊れるなど問題点も多々抱えていました。」（江良氏）そこで江良氏は室長の江﨑氏にシステム導入を相談し、現在担当している社員が混乱なく使えることを必須項目として、エクセルがベースとなっているSCSKのCELFをテスト導入した。
エクセルがベースのため新システムに対する苦手意識もなく、
月額コストも安価なCELFに注目
新システムを導入するには最低でも数百万がかかることが想定される。また、運用部門に導入のための説明や教育など、金額面だけでは換算できない負荷もかかる。その点CELFは月額で始められる事に加え、エクセルがベースのため作業側のイメージがすぐ湧き、専門用語不要で小変更も容易、運用変更にもフレキシブルに対応できることが可能と判断し導入を決めた。
「システムに全員が強いわけではないため、誰でも取り組みやすく小さくスタートできるシステムの構築が必須でした。その中でエクセルベースで画面が作れ、細かな仕様変更も容易というメリットが響きました」と室長の江﨑氏は導入の決め手を話す。
導入にあたって、江良氏を中心にデータを取りまとめ、各担当部署と話し合いの元、2019年1月からシステム構築が行われ、4月から実働となった。エクセルデータで管理をしていたころは、重複や記入漏れもあったが、重複チェックなどの機能も充実させ、作業者の負担を極限まで減らすことに成功。今までは各施策の予算残高の問い合わせが来た際は各部署を取りまとめるため多大な工数がかかっていたが、CELFで一元管理ができるようになったため、ボタン一つでデータが出てくるなど大幅な生産性アップにも一役買っている。また、入力画面を申請用紙と同じデザインにしたため、各部門へもスムーズに展開することができた。
ボタン一つでデータ共有、作業効率の大幅改善
部長の山田氏、
事業企画室の江良氏、
室長の江﨑氏
CELFで作成した「予算残高」管理画面を参考に挙げる。担当部門で経費を入力するだけで、自動で各シートに反映され、残高を計算が完了。
また、全国支社別・施策別での表示もボタン一つで表示。
事業所単位で同じデータを共有することが可能なため、自社の残高管理も本部に問い合わせをする手間がなくなり、作業の効率が大幅に改善した。
CELF導入で予算データ集計業務・問合せ業務が0分に
大幅な時間短縮に加え人的ミス解消を実現
販売促進費の予算残高が一瞬で分かるようになったメリットが特に大きい。全国の支社が販売促進施策を打ち出し協賛する場合は予算残高の確認は必須で、導入前は把握するのに時間がかかっていた。各エリアの担当者から問い合わせをもらってから各担当部署に確認しながら取りまとめていたものが、CELF導入後はボタン一つで集計が完了することと、各エリア担当者が個別でCELFで進捗を確認できるようになったため問合せ対応がゼロに。
月々の経費と予算残高も1枚のシートで管理が可能となり、各エリア担当者からも予算状況がパソコンとインターネット環境があれば出張時でも進捗状況が確認できるため使いやすい・回答待ち時間が減ったなど喜びの声が上がっている。また、担当部署側では今まではエクセルのため1人しか入力作業ができず、申請が多い時はデータ入力のために長時間残業になっていた。しかし、CELF化したことで複数人で入力作業が可能となったため、1人にかかる負担も減り、人的ミスも減少している。
今回、事業企画室主体でシステム導入は進めたが、各担当部署と連携して取り組み、当事者意識を持って作業した点も大きい。新しいシステムにはどうしても苦手意識が付きまとう中で、担当部門全員で要望や問題点を洗い出しシステムを構築したことも早期に稼働できた要因の一つであると言える。
各拠点からデータを一つに集めて管理するのに最適
トヨタモビリティパーツのように国内に何ヵ所も拠点があるケースにとって、データを様々な部門で入力・管理ができ、情報を容易に集められるCELFは使い勝手のいいシステムと言える。実際、室長の江﨑氏、担当の江良氏も「エクセルのように見えるのでユーザーとして違和感がなく作業ができ、かつ管理がしやすく、データが壊れる危険性もないので安心して管理ができます。各拠点から1つにデータを集める会社に最適なシステムだと思います」と言う。
CELFは、システム化したいが費用対効果が出るかどうか分からず、改善に踏み出せないとお悩みの企業にも月額でお試しができるため、導入検討がしやすいのも魅力の一つ。
現在はトヨタモビリティパーツの取り扱い商品に対する要望や提案を集める仕組みにCELFを横展開できないか検討している。集まった要望は月に1回取りまとめて各事業所に回答内容をしているが、現時点では人力のため、データベース化も容易にできるCELFで効率を上げられないかと考えている。
システム作りが容易にできる、ユーザーサイドでの仕様変更が可能なCELFが業務効率改善の大きなキーポイントとなっていきそうだ。
