有限会社近藤酢店

そんな近藤酢店だが、伝統的な老舗企業にありがちな課題として、多くの業務が紙の書類を用いたアナログ作業で行われていた。
同社 業務部 課長の佐藤 美和氏は、「例えば受注伝票や請求書の処理には手書き伝票の起票が必要で、ヒューマンエラーや手戻りなどが多く発生していました」と語る。

同社 業務部の川崎 悠里氏も、「当社には受注管理システムとして『商奉行』が導入されているのですが、紙の帳簿との間で何度も書き写しを行っているうち双方のデータが合わなくなり、どちらが『正』だったのか、わからなくなることもありました」と続ける。

さらに、世間では多くの企業がDXに向かっているにもかかわらず、そのトレンドに乗り切れていない状況に危機感を覚えていたという。
「高いデジタルスキルを身につけて入社してくる若い世代の従業員に対しても、その能力を存分に生かせる活躍の場を与えられておらず、このままでは若い従業員が会社に魅力を感じず、次世代を担う人材の育成にも影響がでることに危機感がありました」（佐藤氏）

こうした要望を受けて鈴与商事が提案したのが、富士フイルムビジネスイノベーションが提供する文書管理システム「DocuWorks」と、SCSKのノーコード開発ツール「CELF」を組み合わせたソリューションである。

鈴与商事 DX営業部 デジタルソリューション営業課の宇佐美 徹氏は、「もともと当社は複合機を中心としたシステムを数多く提供してきた実績があり、DocuWorksについても豊富な知見を有しています。また、当社はSCSKの販売パートナーでもあり、CELFの製品特性を熟知しています。今回CELFを採用するにあって特に注目したのは、ユーザー画面のカスタマイズのしやすさと、製品に内蔵された優れたRPAです。このCELFとDocuWorksのそれぞれの強みを融合することで、近藤酢店様の課題解決に完全に合致するシステムを実現できると考えました」（宇佐美氏）

鈴与商事が提案したのは、具体的には次のような動きをするシステムである。まずは商奉行から対象顧客向けの納品書データをダウンロードし、DocuWorks上で従来の専用用紙と同じ形式に加工する。もちろん定型文書もスタンプ機能により容易に入力可能だ。

さらに、このファイルをパソコンのFAX送信用フォルダにセットし、CELFで作ったアプリの送信ボタンをクリックすると、RPAが所定位置からFAX番号を自動的に取得し、直接FAX送信が行われる。なお、処理が完了した納品書はPDF化されて「処理済み」フォルダに保存され、後から確認できる履歴として残している。

そして実質約1ヶ月の期間をかけて開発され、2024年5月に稼働を開始した同システムによって、業務部における作業負担は大幅に軽減された。

「これまでのように納品書をFAX送信のたびに、納品書を専用用紙に印刷し、必要事項を手書きしたり、自席と複合機の間を何度も往復したりする必要がなくなり、一連の手続きを1台のパソコンの画面上で完結することができます。その日にFAX送信しなければならない納品書を退社間際の数分間でまとめて処理できるようになるなど、業務効率は大幅に向上しています。もちろんCELFのRPAの動作も非常に正確で、これまでFAXの送信漏れや宛先違いといったトラブルは発生していません」（川崎氏）

続けて佐藤氏は「業務効率化はもちろんのこと、納品書送付という“単純だが絶対にミスできない”というストレスから解放されたのも大きな導入効果だと考えています。これにより、宛先違いによる取引先との関係悪化リスクを回避するとともに、仕事のしやすさにつながりました」と強調する。

今回構築した納品書のFAX自動送信システムについて、佐藤氏は「私たちからは『業務をこんな形に変えて合理化したい』といったアイデアを出すだけで、果たしてそれがどんな形で具現化されるのか、まったく想像できませんでしたが、鈴与商事によってDocuWorks＋CELFをベースに構築されたシステムは、まさに私たちのニーズを120％満たしてくれるものでした」と高く評価する。

ただし、その一方で佐藤氏は、「取り組みは始まったばかりです」とも語る。今回実現したのは、あくまでも納品書に関する処理のみだからだ。顧客や取引先とやり取りする他の伝票の処理は依然として紙が用いられており、まだ手付かずに近い状態だ。

「できるだけ早期に電子帳簿保存法に対応した電子請求書システムを導入するほか、将来的には完全なEDI（電子データ交換）化を目指しています」と佐藤氏は語り、引き続き鈴与商事ならびにその後方に控えるSCSKとも緊密に連携しながら、今後の課題解決の在り方を共に模索していく考えである。